如何有效的进行跨部门沟通和协调

Question

如题所述

Answer 1

1、明确事项的重要性和价值，形成具体的书面材料。
2、准备多个推进方案，评估出最优方案并将其拆解为大致的任务和所需的资源。备选方案可以简单拆解，有推进思路即可。
3、将资源对应好部门，匹配好最优方案中涉及到的各配合部门。
4、与各配合部门进行非正式沟通，了解各配合部门的职责范围，确保不遗漏参与的配合部门。
5、与上级一起邀约各配合部门负责人进行正式沟通（一般采用邮件、会议等形式），保证各部门在这个事项推进中有着一致的利益。
6、确认好各配合部门的推进负责人，针对方案细节进行确认，划分好任务和时间点，形成正式报告。
7、与各配合部门定期进行沟通，保证协作的进度与质量。
沟通问题：
1、表达能力不足：这是需要不断锻炼的能力。成功的标准是通俗易懂、言简意赅。语言组织能力需要不断训练。每次说话之前需要先思考停顿一下，语速控制得慢一些，保持话语的逻辑性等。
2、工作分配存在异议：同样的一个事项推进可能会有多个推进方案。不同方案除了各自的利弊外，对内部的分工也会有不同的要求。对于分工，给到配合部门的任务可以分为指定任务和灰色任务。灰色任务就是主导方和配合方都可以处理的 tasks。在与配合部门进行任务分配时，一定要确认好是否是配合部门的指定任务。如果是灰色任务，主导方需要做好承担这部分任务职责的准备。
3、对配合方资源掌握不足：在推进盘点资源时，很容易犯的一个错误是与配合部门沟通中才发现需要其他部门参与。如果是正式的会议沟通中发现这样的问题，很容易导致会议搁置，造成时间和精力成本的浪费，也会降低配合方的热情。我们需要对整体任务进行详细了解和拆分，保证大方向不存在问题。如果涉及到一些其他部门的情况，可以先进行非正式的一对一沟通。