一、出差费用内容
1.员工出差过程中发生的相关费用
员工出差过程中发生的相关费用属于与企业经营相关的费用，如员工垫付费用，企业可以根据实际情况报销，同时根据《中华人民共和国企业所得税法》及其实施条例的规定，企业发生的与取得收入直接相关的、符合生产经营常规的必要和正常的支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。企业所得税税前扣除应符合三个基本原则：真实性、相关性、合理性。真实性是税前扣除的首要原则，要求纳税人提供证明支出确属实际发生的合法、有效凭证。
2.差旅费补助——不需要发票作为税前扣除凭证
（1）为了加强经费控制，提高差旅工作效率，一般单位对员工差旅中发生的除城市间交通费及住宿费外的部分费用实行限额内包干管理。即，员工先自行负担这部分支出，单位再给予固定标准的差旅费津贴、误餐补助。因此，《国家税务总局关于印发〈征收
个人所得税若干问题的规定〉的通知》(国税发〔1994〕89号)规定，差旅费津贴、误餐补助不属于工资、薪金性质的补贴、津贴或者不属于纳税人本人工资、薪金所得项目的收入，不征税。
（2）如单位除实报实销所有差旅费用外，还另外给予员工差旅费津贴名义的福利，则该部分福利收入属于应税收入，应予征税。
关于差旅费补助的标准由财政部门制定，具体关注各个地方的规定对企业具体标准。
另对中央和国家机关以及参照公务员法管理的事业单位有明确的规定，具体内容请参见《中央和国家机关差旅费管理办法》（财行[2013]531号）。
超过标准的部分，应并入职工当月工资计征个人所得税。
二、差旅费进项税额抵扣
1.差旅费内容是否能抵扣
（1）交通费（出差途中的车票、船票、机票、
滴滴打车等），可以按规定抵扣，其中非本单位员工的交通费不能抵扣进项；
（2）行旅托运费和订票手续费，取得
专票，可以按规定抵扣进项税额，一般情况下行旅托运费很难取得专票；
（3）车辆使用费（公车）：油费（专票）、过路过桥费（普票）、停车费（专票，基本上不可能）、保险费（专票）、修理费（专票），可以按规定抵扣；
（4）车辆使用费（私车，建议签合同并支付租金）：私车租赁费（不能代开专票，不能抵扣，按月支出且月租金不超过500元）、其他油费（专票）、过路过桥费（普票）、停车费（专票，基本上不可能）、租赁过程中修理费（专票）可以按规定税前扣除和进项税额抵扣；，保险费和保养费不能税前扣除且不能进项税额抵扣，
（5）住宿费，取得专票，可以按规定抵扣进项税额；
（6）餐饮费，即使取得专票，也不可抵扣进项税额，建议取得普通发票；
（7）补助、补贴：误差补助、交通补贴，不需要取得发票，不可抵扣进项税额；
（8）租车的费用：取得专票，可以按规定抵扣进项；
2.差旅费核算分类
（1）用于简易计税方法计税项目、免征增值税项目、集体福利或者个人消费的差旅费不能抵扣。
（2）直接用于一般计税方法的差旅费，按照上述“1.差旅费内容是否能抵扣”分类，按规定抵扣进项。
（3）兼营简易计税方法计税项目、免征增值税项目而无法划分不得抵扣的进项税额（指按照上述“1.差旅费内容是否能抵扣”分类后能抵扣的），按照下列公式计算不得抵扣的进项税额：
不得抵扣的进项税额＝当期无法划分的全部进项税额×（当期简易计税方法计税项目销售额+免征增值税项目销售额）÷当期全部销售额
主管税务机关可以按照上述公式依据年度数据对不得抵扣的进项税额进行清算。
三、差旅费的账务处理
按照发生内容和用途进行分类账务处理和按具体标准税前扣除：
1.可能计入“制造费用”
比如，制造型企业产品加工过程中，有一个环节需要委外加工，但是企业又不放心受托加工方的质量控制，决定安排生产技术人员到受托方生产现场进行技术指导和现场质量控制。
2.可能计入“在建工程”
企业基建部门为施工建设而发生的差旅费。
3.可能计入“研发支出”
企业研发人员为研发新技术、新工艺、新产品而发生的差旅费。
4.可能计入“业务宣传费”
比如，在企业宣传活动中，承担了消费者往返企业及工厂等地方的差旅费等。
5.可能计入“业务招待费”
比如，企业为维护客情关系而承担了客户到企业的差旅费的。
6.可能计入“董事会经费”
比如，企业独立董事为行使其独立董事的职责而发生的差旅费。
7.可能计入“职工教育经费”
比如：财建[2006]317号文件规定，企业职工教育培训经费列支范围中包括“企业组织的职工外送培训的经费支出”。
四、非本单位员工的差旅费用
需要说明的是，没有相关文件直接规定，实务中建议如下处理，仅供参考：
1、外单位有偿提供劳务，如合同约定了差旅费由本单位承担或报销，而自己企业承担或报销差旅费属于劳务费支付的一种形式。
如：聘请财税培训老师做培训的差旅费计入职工教育经费，为
注册会计师报销去外地子公司审计的差旅费等计入审计费。
2、外单位人员提供无偿劳务，或虽是有偿劳务但是合同并未约定差旅费，而是企业志愿承担或报销了住宿、交通费的，可以视为业务招待费或者业务宣传费进行税前扣除。
如：企业组织专家出席专项评审会，发生的差旅费，属于与你单位生产经营有关的合理支出，如果符合业务招待费得范畴，相关支出可以在业务招待费中列支。
3、只要是与生产经营相关的合理支出，可以税前扣除。
如：为已售商品而邀请生产厂商技术人员及其他公司人员一同去外地为客户调试机器，所发生的支出，可以作为企业与取得收入相关的支出，在销售费用中列支。但企业应对这部分费用书面说明并作为附件，以证明该项支出确属为销售商品而发生。
如：单位负担来面试的外地人员的机票款（不管面试是否成功均负担，短期用工，大约半年），由单位提供负担面试人员机票的相关文件、资料，可以税前扣除，也不予征收
个税。
4、外单位人员的差旅费，不是本单位的支出，不能税前扣除，还要按照相关规定代扣代缴个人所得税。
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附参考：
山东财经大学东方学院差旅费管理办法
第一章 总则
第一条为加强和规范学校工作人员国内差旅费管理，推进厉行节约，反对浪费，根据《山东省省直机关差旅费管理办法》（鲁财行〔2014〕4号）的有关规定，参照其他高校做法，结合我校实际，制定本办法。
第二条差旅费是指学校工作人员临时到泰安市区以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。
第三条各部门要严格执行公务出差审批制度。出差必须按规定报经部门有关领导批准，从严控制出差人数和天数；严格差旅费预算管理，控制差旅费支出规模；严禁无实际内容、无明确公务目的的差旅活动，严禁以任何名义和方式变相旅游，严禁异地部门间无实质内容的学习交流和考察调研。
第二章 出差审批
第四条科级及以下工作人员出差，且经费来源为部门差旅费的，由部门负责人审批。
人数在5人及以上，或人员组成跨部门，处级干部，以及经费来源为专项经费的出差，均由分管校领导或院长审批。
第五条出差人员需填写出差审批单（一式两份），一份报组织人事处，一份报财务处备案。
第六条各部门应严格执行出差审批制度，未经批准的出差，一律不予报销。
第三章 城市间交通费
第七条城市间交通费是指出差人员到泰安市区以外地区乘坐汽车、火车、轮船、飞机等交通工具所发生的费用。
第八条出差人员要按照规定等级乘坐交通工具。乘坐交通工具的等级见下表：
第九条到出差目的地有多种交通工具可选择时，出差人员在不影响公务、确保安全的前提下，应当选乘经济便捷的交通工具。
第十条乘坐飞机的，民航发展基金、
燃油附加费可以凭据报销。
第十一条乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的，每人次可以购买交通意外保险一份。
第四章 住宿费
第十二条住宿费是指学校工作人员因公出差期间入住宾馆（包括饭店、招待所，下同）发生的房租费用。
第十三条省会及直辖城市出差住宿费限额标准校级及正高级职称以上人员为400元，其他人员为300元；其他城市出差住宿费限额标准校级及正高级职称以上人员为300元，其他人员为200元。
第十四条出差人员应当在职务级别对应的住宿费标准限额内，选择安全、经济、便捷的宾馆住宿。
第五章 伙食补助费
第十五条伙食补助费是指对学校工作人员在因公出差期间给予的伙食补助费用。
第十六条伙食补助费按照出差自然（日历）天数计算，省内省外出差一律每人每天80元，包干使用。
第十七条出差人员应当自行用餐。凡由接待单位统一安排用餐的，应当向接待单位交纳伙食费，并由接待单位收取人出具收取证明。接待单位收取的伙食费用于抵顶伙食补助费开支。接待单位免费提供用餐的，不再享受伙食补助。
第六章 市内交通费
第十八条市内交通费是指学校工作人员因公出差期间发生的市内交通费用。
第十九条市内交通费按照出差自然（日历）天数计算，不分省内省外每人每天60元包干使用。
第二十条出差人员由接待单位或者其他单位提供交通工具的，应当向接待单位或者其他单位交纳相关费用，并由接待单位或者其他单位收取人出具收取证明。接待单位或者其他单位收取的交通费用于抵顶交通费开支。接待单位或其他单位免费提供交通工具的，不再享受交通费补助。
第七章 报销管理
第二十一条各部门应当加强对本部门工作人员出差活动和经费报销的内控管理，严格执行出差审批制度，严格控制差旅费预算及规模，各签批领导应对差旅费报销进行审核把关，确保票据来源合法，内容真实完整、合规。
各部门应当自觉接受学校相关部门对差旅费的管理和使用情况进行监督检查。
报销外聘专家差旅费时，需同时附邀请函或其他证明文件；外出参加会议或培训者（含市内）需提供会议或培训通知等有关资料。
第二十二条出差人员出差期间，因游览或非工作需要的开支费用，均由个人承担。
第二十三条学校工作人员经批准外出参加会议的按下列规定执行：
1．会议统—安排食宿的，会议期间的住宿费、伙食补助费和市内交通费，按会议主办单位会议费规定统一报销。
2．会议规定食宿自理又不交纳会务费的，会议期间的住宿费、伙食补助费和市内交通费，按差旅费规定执行。
3．会议规定交纳会务费的，不再享受伙食补助费。
第二十四条出差人员应当严格按规定开支差旅费，未按规定开支的差旅费，超支部分由个人自理。
第二十五条出差人员出差结束后应当及时办理报销手续。差旅费报销时应当提供出差审批单、机票、车票、住宿费发票等凭证。
第二十六条财务部门应当严格按规定审核差旅费开支，批准人和出差人员应当对发生差旅费的真实性负责。
城市间交通费按照乘坐交通工具的等级凭据报销，订票费、经批准发生的签转或退票费、交通意外保险费凭据报销。未按规定选择交通工具所发生的交通费，不超过对应标准的据实报销；超过对应标准的，按对应标准报销。
住宿费在标准限额之内凭发票据实报销。伙食补助费、市内交通费按规定标准报销。
实际发生住宿而无住宿费发票的，不得报销住宿费，原则上也不得报销城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。当天往返泰安市区的按规定报销城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。乘坐本单位公务用车出差的，不得报销市内交通费。对未经批准的出差以及超范围、超标准开支的费用不予报销。
第八章 附则
第二十七条学校工作人员出差期间，事先经单位领导批准就近回家探亲办事的，其绕道交通费，扣除出差直线单程交通费，多开支的部分由个人自理。绕道和在家期间不予报销住宿费、伙食补助费、市内交通费。
第二十八条为方便计算出差伙食补助费和市内交通费，计算出差自然天数时按如下办法确定：中午12点之前出发的算一天，中午12点以后出发的算半天；中午12点以后回到出发地的算一天，中午12点以前回到出发地的算半天。其中，时间界定以出发及到达所乘车次时间为准。
第二十九条工作人员因公出差，不允许开私家车出行，由于个人原因确实需要自行开车出行的，需经分管校领导批准。根据出差行驶里程，交通费不分市内外一律按1.5元/公里补贴，住宿费和伙食补贴费照常发放。
第三十条确因工作需要，出差过程中发生的相关费用超过差旅费管理办法中的标准限额的，由院长批准，可据实报销。
第三十一条本办法由财务处负责解释。
第三十二条本办法自发布之日起施行，原《山东财政学院东方学院差旅费开支标准暂行规定》同时废止。
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