一般的书信由六个部分构成。这六个部分是:称呼、问候、正文、祝福语、署名、日期。下面分别说说它们在格式上的要求。
第一,称谓必须顶格书写。称谓是书信的起始文字,同时又是对收信人的称呼。出于对收信人的尊敬,我们保留了旧时书信的格式要求,必须在信纸第一行顶格书写。
第二,书信的正文另起一行,空两格书写。无论正文是不是以问候语开头的,都遵循我们通常说的,自然段开头空两格的格式要求。如今,书信正文中已经不再要求出现对方名字及称颂话语时,另起一行书写了。只是,遇上要分自然段表达时,才另起一行空两格书写。
第三,书信结尾处的祝福语,一般分两行表达。在正文之后,另起一行空两格写书;而祝福语的内容,则必定要另起一行顶格书写。同时,在“敬祝”或“祝你”(或“祝”)后面不加标点,因为这原本就是把一句完整的祝福语分成两行来表达。或许大家已经注意到,
最后,说说署名和日期的格式。署名写在祝福语后另起一行,靠右边的位置;写信日期,标注在署名的正下方。有时,人们会在署名前,写上自称,或说明与收信人的关系。