网站开发和职场沟通都离不开经典的5W理论，它可以帮助我们明确目标，提高效率。在网站开发中，首先要确定开发团队的角色和职责，如文案编写、图片设计、服务器配置等，这通过"Who"（谁参与）来定义；"What"（开发什么）包括明确网站的功能和结构；"When"（何时开发）设定开发时间表，但要做好延误的准备；"Where"（在哪里开发）选择合适的合作伙伴，避免远程沟通带来的效率损失；"Why"（为什么开发）确保网站开发有明确的商业目标，与公司利益相连。
在职场沟通中，5W理论同样适用。Who（谁是信息发送方）和To Whom（对谁是信息接收方）决定了沟通的对象；What（沟通内容）明确你要传达的信息；Why（为何沟通）明确沟通的目的；When（何时沟通）选择恰当的时机；Where（何地沟通）考虑沟通的渠道，如会议、邮件或电话；How（如何沟通）则关乎沟通方式和技巧，包括表达清晰，逻辑连贯。
以小王的销售汇报为例，如果应用5W理论，他应该详细描述拜访对象、时间、地点、沟通方式、效果等，这样可以避免信息遗漏，提高沟通效率。不同的沟通渠道和接收方，需要灵活调整沟通策略，以达到预期的效果。有效的沟通不仅仅是口齿伶俐，更在于有条理地传达信息并获取反馈。
美国学者H·拉斯维尔于1948年在《传播在社会中的结构与功能》一篇论文中，首次提出了构成传播过程的五种基本要素，并按照一定结构顺序将它们排列，形成了后来人们称之“五W模式”或“拉斯维尔程式”的过程模式。这五个W分别是英语中五个疑问代词的第一个字母，即： Who （谁） Says What （说了什么） In Which Channel （通过什么渠道） To Whom （向谁说） With What Effect （有什么效果）。