一、目的：制定本制度旨在规范公司采购流程，提高工作效率，确保生产的顺利进行，并最大限度地降低成本，为企业提供更大的资金支持。
二、适用范围：本制度适用于公司范围内的采购管理。
三、内容
（一）总则：为加强采购工作的管理，提高工作效率，制定本制度。所有采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
（二）基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同签订—交货验收—质检—入库—计划对账—财务结算
（三）采购流程图如下：
四、制度细则
（一）采购需求的提请
1. 定义：采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品，并按照规定的格式填写，按照既定流程申请获得这些物品的过程。
2. 采购需求流程如图：
3. 请购单的要素：请购单应包括请购部门、物品所属项目、用途、物品名、数量、规格、样品、图纸或技术资料、需求时间、特殊需求备注、填写人、审核人、财务审核人、总经理。
4. 请购单及其提请规定：请购单应填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门。请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收，备份请购单。涉及过多物品或紧急需求，可提交附件清单，同时提交电子文档。紧急需求可通过电话、邮件等形式请示，征得同意后提报采购部门。指定采购需书面说明。
（二）询价及其规定：询价应审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解技术要求，遇到问题应及时与请购部门沟通。相同类型或属性产品应归类打包采购。紧急项目应优先处理。直接向生产厂家或供应商询价，尽量不通过代理或中介机构。推荐替代品需与请购部门沟通。重要物资、项目或大额采购，询价前应向公司领导汇报。
（三）比价、议价：对供应商的供应能力、交货时间及产品或服务质量进行确认。分析市场价格水平，确定议价目标或理想中标价格。重要项目进行实地考察验证供应商实力。参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。
（四）比价、议价结果汇总：比价、议价结果应列出报价、工期、付款方式及其他价格条件，拟选用单位及选用理由，逐一审核。未通过审核应修改或重新处理。
（五）合同的签订及其规定：合同正文应包含要素如名称、编号、时间、地点、物品名称、规格、数量、总价、清单、技术文件、包装要求、付款方式、交货期、质量保证期、违约责任等。合同签订前应审查条款，确保风险降至最低。如涉及技术问题和公司机密，注意保密责任。合同签订后应及时报送财务部门。
（六）付款及合同执行：付款应参照财务报销流程及资金支出审批流程。质保期明确，尽量延长产品质保期。付款前应填写相关审批表单，提交财务部门。合同执行由采购部项目负责人跟进，监督供应商履行合同义务，遇问题提出建议或补救措施，并及时通知采购部门及公司领导。
（七）验收入库与退货：验收流程如下：
1. 供应单位履行完毕合同，采购部通知质检部门验收。
2. 质检部门及时进行质检，出具质检结果证明书。
3. 采购物品运达公司后，请购部门安排卸货与搬运。
4. 不合格物品由采购负责人与供应商协调退、换货，建立不合格采购品名录。如退、换货延长到货期限，及时告知采购部门。
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