根据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001），建设工程文件归档范围包括五部分：工程准备阶段文件、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件。
一、工程准备阶段的资料收集
(一)建设单位应提供的资料：
“五证”指《国有土地使用证》、《建设用地规划许可证》、 《建设工程规划许可证》、《建设工程施工许可证》、《商品房预售证》。
提供的工程基础资料：岩土工程勘察报告、水文地质资料、地下管线分布图、规划放线资料、施工招投标文件及合同、施工图纸、施工图审查报告书、消防建审意见、环评报告等;
（二）施工单位提供的资料
1、资质资料：
1）施工单位的资质文件及项目部管理人员上岗证、计量设备的校验证明；
2）分包单位的资质文件，包括劳务分包及建设单位单独分包的项目、特殊工种人员上岗证；
3）供货单位资质资料；
4）试验室等单位的资质资料及人员上岗证。
注：施工单位及各分包单位，重点审查安全生产许可证。
2、施工组织设计及工程的总进度计划等。
（三）监理单位的准备工作：
1、监理部的组织体系，人员的岗位职责，项目部的工作制度；
2、监理规划；
3、监理部的质量目标及分解；
4、需配备的检测设备和工具；
5、规范、标准及图集等；
6、建立监理资料的目录及档案盒；
新开工项目档案盒及目录的建立
二、工程施工过程的资料收集
(一)进度控制资料：工程开/复工报审；总进度计划、年度计划、月计划及周计划等。
(二)质量控制资料：
1）施工测量放线资料；
2）设计交底记录、设计变更及图纸会审
3）施工组织设计及专项施工方案：包括：施工组织设计及审批文件；专项施工方案及审批文件等；
4）材料/设备/构配件的质量证明文件；
5）施工试验资料；
6）隐蔽验收资料；
7）检验批、分项、分部工程的施工报验与认可;
8）质量问题和事故及处理等资料。
工程验收资料：
1、工程基础、主体结构等中间验收资料；
2、设备安装专项验收资料；
3、竣工验收资料;(包括九大分部：地基与基础、主体结构、建筑装饰装修、建筑屋面、建筑给水排水及采暖、建筑电气、智能建筑、通风与空调、电梯)。
4、工程质量评估报告;
5、竣工移交证书等。
（三）投资控制资料：
概预算、月工程量报审与核认、预付款报审与支付证书、工程变更费用报审与签认、工程竣工结算等。
（四）安全管理资料：
1、施工单位安全保证体系、专职安全员的上岗证、安全生产的管理制度、总包和分包单位的安全生产资质等。
2、现场使用的材料的报验：如密目网、脚手架等。
3、现场使用的施工机械、用电设备如电焊机、钢筋套丝机、弯曲机、圆盘锯、混凝土泵、塔吊、施工升降机等的报验，其中塔吊、施工升降机应提供生产（制造）许可证、产品合格证及安全性能检测合格证明文件，施工单位应将现场安装拆除施工起重机械的单位承包给具有相应资质的单位进行，并将作业单位的有关证明资料上报监理单位审查,安装完成后应有安监站验收的相关资料.
4、安全专项方案：如边坡支护方案、塔吊安拆方案、雨季施工方案、安全生产的应急求援预案、卸料平台、施工升降机、脚手架等的安全专项施工方案等。
5、安全检查记录及日志.
（五）合同管理资料：
监理招投标文件、建设工程委托监理合同、施工招投标文件、建设工程施工合同、分包合同、各类定货合同等。
工程延期报告、审批等资料；费用索赔报告、审批等资料；合同争议和违约处理资料；合同变更资料等。
（六）信息管理资料：
基本要求：通过对项目建设过程中产生的所有信息的合理分类，收集工程信息，迅速准确的传递到各部门，同时为有关方面定时提供信息报告。
信息平台
（七）监理文档和监理记录：
监理规划及监理实施细则；
项目监理部的质量管理体系、安全管理体系；
监理工程师通知单及回执；
监理工程联系单；
会议纪要（包括监理例会会议纪要、专题会议纪要、内部会议纪要等）；
监理日志；
监理月报；
质量评估报告；
监理工作总结(包括每月的控制目标总结及竣工工作总结)；月监理控制目标总结
(八) 监理台帐：
受控文件清单
业主提供设施设备登记表
业主提供工程基础资料登记表
设备领借用登记表
设备工器具登记表
合同管理台帐
施工试验检验台帐
设计变更台帐
工程进度款审核台帐
工程变更及洽商台帐
工程材料\构配件\设备进场台帐
监理费收取台帐
三、工程竣工验收后资料的整理归档：
工程竣工后，对项目部所有的资料进行整理、分类，区分出移交业主和监理公司的资料，移交业主的资料，应查看监理合同是否有约定以及监理规划中是否有明确说明。如果没有，一般情况下除移交监理公司的资料外，其余资料均应与业主办理移交手续。移交监理公司的资料应按公司资料管理的相关规定进行：
（一）首先按照《竣工资料移交清单.doc》将需归档的资料分类放入档案盒内；
（二）对放入盒内的资料进行检查，签字盖章齐全，并按时间顺序排列；
（三）对每个盒内的文件进行编码，列目录；
（四）装订；
（五）总监理工程师审查签字；
（六）公司技术部审核签字；
（七）与公司档案管理人员办理移交手续；
注：有时编完页码后，因资料增减或者调整，造成重新编页码，增加工程量，可以先打印目录，装订完后，再编页码并在目录的页码栏内注明每份资料的起止页码。
四、结合公司内审和外审检查普遍存在的问题，如何进行避免和预控。
(一)资料未完善：个别专业监理师仅签字，未填写日期：
由资料员进行把关，对专业监理师上报的资料，先由资料员审查，对意见签署不全、或签名、日期不全的及时向专业监理师提出，符合要求后方可盖章归档。
(二)监理细则编制不全，有时施工资料已上报了，但细则尚未编制完成；
项目部根据施工方上报的施工组织设计中的专项施工方案的编制计划，制定出监理细则的编制计划发给每个人，要求专业监理师在施工方上报了专项施工方案后开始编制，在该项工作开展前编制完成。
例：B678项目部编制的安全监理细则.doc
(三)施工组织设计，施工方总公司审批意见未改、不是公司总工签字、未盖公司公章。
要求专业监理师加强责任心，仔细检查施工方上报的施工组织设计，尤其是公司总工提出的问题全部落实整改；
特别提醒：施工组织设计审批签字的人员应是施工单位公司质量管理体系中的人员，应盖施工单位公司的公章，不能盖项目部章。
(四)仪器、设备的检定证明，应在有效期内。
对施工方上报的钢卷尺、经纬仪、水准仪、全站仪、磅秤等的检定证书，仔细检查，应确保在有效期内。
(五)无进场施工设备的统计和查验记录。
由施工单位的安全员对现场的所有设备进行验收，然后将验收情况汇总后上报监理，包括每台设备的验收表、汇总表和报审表。
进场设备报验表.doc
(六) 进场原材料、物件、半成品、机械设备等各种原始资料审核不严。
重点审查的内容：
1、需复试的材料其复试报告附在报验资料后面；
2、在台帐中注明每批材料的进场日期、复试日期、复试结果及报告编号；
3、材料复试报告中的代表数量应与进场数量一致。
4、监理单位批复日期应在复试报告日期之后。
原材料报验
(七)施工试验的台帐分类不细。
为方便查找，台帐均按楼座进行分类，每个楼座检验试验台帐分为钢筋、砼、防水材料、砂、石、砖、水泥、回填土等，将砼试块又细分为标养、同条件、交货检验等。
(八)监理日志记录不全，填写不规范。
1、表述不一致：如每层的砼浇筑是按段进行流水作业，有的分为三段，有的分为二段，监理师在记录监理日志时，如果是二段，有时写轴线如1-4轴（或4-9轴），有时写西段（或东段），前后不一致，要求专业监理师记录应前后一致，均按图纸轴线记录，而不能笼统的记为东段或西段。
2、进场材料报验有时不写。有的监理师当天材料验收后，未及时记录到监理日志中。
3、隐蔽验收日期与隐蔽资料中的日期不对应：
如监理日志中显示今天验收顶板钢筋，而隐蔽验收资料中此段钢筋的验收日期是昨天或明天，不对应。为避免此情况，要求专业监理师加强程序控制，在隐蔽工程验收前，要求施工方上报隐验资料，日期与实际日期相符，然后进行现场验收，对验收中存在的问题及时发监理通知或工作联系单，符合要求后在施工方的隐验资料中签署意见，同时在监理日志中详细记录验收过程及结果，这样就避免了隐验资料日期与监理日志验收日期不相符的问题。
4、发现的质量或安全问题未关闭；
在旁站、平行检验或验收中存在的问题要求监理师及时以联系单或监理工程师通知单的形式通知施工单位，并如实在监理日志中记录，然后督促施工方整改，整改完成后在日志中记录整改完成的情况。为了加强和督促各专业监理师对问题的整改落实，总监要求每人配备一个小本，专门记录需落实整改的问题，完成一项划掉一项，确保所有的质量和安全问题均及时关闭。
对有些现场根据无法关闭的质量问题，以备忘录的形式单独记录。
（九）旁站记录内容不全，填写不规范；
1、旁站记录与旁站方案不符：旁站方案中列出的 需旁站的关键部位，无相应的旁站记录。
2、旁站记录填写不规范，太简略，未详细写出旁站的具体情况。
为加强对旁站记录填写内容的监督，在我们项目部，每个楼座均安排了一名土建组长，监理员夜间旁站，第二天上班时，要及时将旁站情况向组长汇报，并将旁站记录交组长，由组长对旁站记录的内容进行审查，如砼浇筑，应详细记录施工部位、现场的人员及劳力、机械、施工时间、哪些部位使用了何种标号的砼，每个标号砼抽测的坍落度、试块留置情况等，并应有施工方人员签字，符合要求后由组长报总监计算夜间加班。
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