从你描述看，你们公司的现金需要量还是很大的，可以和管理层或总经理及业务部门商量下，看每个月各个部门或岗位的现金需要量到底多少，
然后公司制定一个制度，相应岗位的定一个标准，超过这个标准，必须报销后才能再借现金，起初可以金额大些，但要严格执行。
比如:甲岗位业务员:日常核定3万元，则以后备用金限额就是3万，钱花完了直接拿票报销，报销款业务员拿走继续滚动使用，这样关于借款这块，最大甲也就是3万元。
要是任意借款，月底报销，业务集中不说，还容易对不上账;另外，一个人可能积累很大的借款，造成财务风险很大。业务员跑了，财务也有一定责任。
借款是通过现金支票借走吧，我们公司也有过这种情况，一般不多。
扩展资料：
备用金是物流企业拨付给企业内部用款单位或职工个人作为零星开支的备用款项。物流企业拨付的备用金,根据管理需要,可以采用一次性备用金或定额备用金制度,在“其他应收款一一备用金”明细账户中进行核算。
备用金（petty cash）是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。
备用金应指定专人负责管理，按照规定用途使用，不得转借给他人或挪作他用。
涵义
预支备作差旅费、零星采购等用的备用金，一般按估计需用数额领取，支用后一次报销，多退少补。前账未清，不得继续预支。
对于零星开支用的备用金，可实行定额备用金制度，即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取，支用后按规定手续报销，补足原定额。
实行定额备用金制度的单位，备用金领用部门支用备用金后，应根据各种费用凭证编制费用明细表，定期向财会部门报销，领回所支用的备用金。
对于预支的备用金，拨付时可记入“备用金”（或“其他应收款”）科目的借方；报销和收回余款时记入该科目的贷方。
在实行定额备用金制度的单位，除拨付、增加或减少备用金定额时通过“备用金”科目核算外，日常支用报销补足定额时，都无须通过该科目而将支用数直接记入有关成本类科目、费用类科目。
参考资料：百度百科-备用金
备用金还款分为两种，可以自动还款，也可以手动还款。
第一种是自动还款一般在借款7天后(不包括借款当天)，在还款日当天13：00，系统会自动从支付宝余额、银行账户或余额宝扣款，所以要保证这些账户里面的资金是充足的，否则无法自动扣款。
第二种是手动还款可以进入“备用金”功能界面，点击“归还”按钮后会出现“立即付款”按钮，点击就可以进行还款了。
【拓展资料】
一、什么叫备用金？
备用金就是支付宝的一个短期的借款但是额度只有500，借款期限为7天，借款期内(7天内包含7天)没有任何利息和手续费，每个月可以取用2次，只适合于短期周转，对于投资、借款的助力不大，因为金额较少。不过支付宝备用金如果不使用是不会有任何影响的，使用备用金也不上征信、不需要利息。参与备用金活动的用户需要满足蚂蚁积分650分及以上、会员等级为黄金及以上，否则不能参与。
二、怎么关闭备用金的使用？
目前备用金是正处于试运行阶段，产品功能还不完善，暂时无法直接关闭，开通后不使用也不会有任何影响，所以直接不用就可以了，不需要特意关闭。
不过可以通过取消授权的方式实现一定的关闭效用，具体的步骤:
打开支付宝点击【芝麻信用】，查看自己是否还满足650分的要求，以免影响之后的再次开通使用。
点击【解除授权】就可以解除相关授权，再次办理备用金时就必须重新打开授权方有效。
三、备用金一个月没有还款会有什么影响？
1.账户信誉，从短期来看，备用金不还不会造成严重后果，但是现在支付宝采用系统自动评估的方式，一旦有违约行为，账户风险度会升高，直接影响部分功能的使用权限，就会发现，同样一个信贷产品，为什么别人可以开通，自己却没有额度，这个就很有可能是逾期造成的。
2.负面记录，一旦备用金不还款，芝麻信用负面记录会留下逾期记录，只有还款后才能消除，否则无法再申请其他业务。
3.冻结备用金，支付宝客服表示，一旦备用金晚还款，有可能会被冻结使用权限，所以会突然发现备用金无法使用，就算还清欠款，也不一定能开通备用金。本回答被网友采纳