实物地质资料管理的目的是使实物地质资料得到科学有效的保护，避免毁损丢失，便于开发利用和提供社会化服务。因此，保管与保护好实物地质资料，是我们实物地质资料中心的主要职能，是我们今后工作的核心内容。
一、实物地质资料管理社会化服务的必要性
实物地质资料是地质资料的重要组成部分。近年来，为了进一步加强和完善实物地质资料的统一管理，建立健全实物地质资料的管理机构和法规制度，充分发挥实物地质资料在国民经济和社会发展中的作用，国务院于2002年7月1日实施了《地质资料管理条例》，国土资源部正在制定《实物地质资料汇交管理规定》和《地质资料委托保管暂行办法》。这些法规进一步明确了我国实物地质资料管理的总体布局是建立统一管理下的部门委托与分级管理体制，并在实物地质资料的保管、利用以及提供社会化服务等方面作出了明确的规定。
随着国家地勘行业体制改革的不断深入以及新的法规与制度的建立与完善，对实物地质资料的管理也面临新的挑战。部领导曾多次指示要进一步加强地质资料的管理工作，并相继制定了配套的法规与政策，提出了地质资料管理法制化、馆藏机构建设标准化、地质资料数字化和社会服务网络化的“四化”发展方针。这对全国实物地质资料馆藏机构的建设、管理与发展提出了更高的要求。实物地质资料信息资源是国家信息资源的重要组成部分，我们必须对其进行科学的管理与保护，以保证实物地质资料的系统性、完整性和安全性。实物地质资料一旦受损，将不可再生和难以弥补，更谈不上合理地开发与利用。为了实现实物地质资料管理事业的可持续发展，必须保证实物地质资料信息资源处于一种良好的保存和利用状态，使实物地质资料管理既服务于当前社会，又能够适应未来社会的发展。
实物地质资料的保管与利用，是一对紧密的矛盾统一体。换句话说，“藏”和“用”是实物地质资料管理工作中不可缺少的两极，无“藏”就无“用”，“藏”的目的是为了“用”。但从根本上讲，保管是手段，利用是目的。保管是为了利用，而利用决定了保管。实物地质资料只有被充分利用，才能使保管与利用得到最完善的统一。目前，我国实物地质资料管理工作中存在的突出问题是：思想观念和管理机制远不能适应飞速发展的经济建设形势。具体表现在保管利用的关系处理不当，重保管轻利用。习惯于在封闭状态下开展实物地质资料管理工作，几乎已经蜕化为单纯的“保管”，基本失去了为经济决策提供可靠依据的能力，远远落后于当前和今后信息社会与地球科学发展的需要。因此，如何转变观念，开拓一条实物地质资料管理工作自我开发、自我创新、自我发展的新道路，是我们实物地质资料中心的一项刻不容缓的任务，势在必行。
二、实物地质资料中心的管理服务定位与功能
实物地质资料中心作为国家级的实物地质资料管理机构，它的使命是向政府及有关部门和全体公众提供可用的、有益的实物地质资料信息资源，为后代保存认识地球的实物资料，管理具有重大科学意义的代表性、典型性、特殊性的实物地质资料。同时也为运用新理论、新方法进行新的研究探索提供减少重复劳动和经济投入的实物标本，并为有关的教学、科普及社会公益活动提供直观的材料。因此，它的定位应属于“研究型国家级实物地质资料管理机构”，即能够面向公众、专业人士、各类市场和社会组织机构以及政府提供实物地质信息导航、信息增值和相关法规决策、咨询与服务的国家级实物地质资料馆。它的服务层面主要是：广大的公众用户、有关的专业机构及企业和政府。服务于公众，是实物地质资料馆的天职；服务于有关专业组织机构及企业，是实物地质资料馆提高研究服务水平和层次的重要方面；服务于政府，在完成服务大众的任务的同时，再能满足政府自身的服务需求，那么实物地质资料馆的效益和作用将更加明显和强大。随着知识经济的到来，实物地质资料管理不应再是被动的服务和简单的收藏，而应成为实物地质资料信息的管理者、研究者和知识的推动者。因此，研究型实物地质资料馆，应发挥实物地质资料的知识与信息导航作用，能够为所有的用户寻求实物地质资料知识提供服务乃至直接提供知识。研究型的体现就是提供信息增值和决策咨询服务，通过自己的研究人员开展实物地质资料信息分析和研究，把自己的研究成果提供给社会，专业组织和企业可以依靠这种服务提高科研水平和经济效益，政府依靠这种服务可以提高科学决策的水平。
国家级实物地质资料馆是实物地质资料信息收集、整理、传播和利用的基地。它特有的功能使其具有很强的信息组织和加工能力。通过对实物地质资料的整理、编目、保管、传播、利用和统计等管理环节，围绕科研、生产、管理的全局以及某个特定的工作需求，展开信息调研与分析，为科研人员提供前人的劳动成果，直接参与知识创新的全过程，并在知识创新体系中发挥重要作用，为知识创新成果转化成生产力提供前提条件。
国家级实物地质资料馆必须把研究作为自身发展和社会化服务的基础，并将“以用户为中心”的服务理念渗透到管理的全过程，开展多元化的服务，并在社会生活中发挥如下几大功能：①国家实物地质资料收藏中心功能；②实物地质资料信息导航中心功能；③实物地质资料信息加工、生产及增值功能；④实物地质资料研究与事业发展中心功能；⑤国家对外实物地质资料交流的重要窗口功能；⑥面向社会的实物地质资料科普教育中心功能。
为了实现上述功能，必须建立下列几种服务方式：①内外服务相结合，着力于开拓馆外服务；②常规服务与网络服务并举，着力于开拓网络信息服务；③群体服务与个体服务兼顾，重视对特殊人群的个性化服务；④普通服务与研究服务相结合，努力开拓咨询研究型服务；⑤一般服务与开发性服务相结合，努力培养实物地质资料市场信息服务能力。
总之，实物地质资料管理工作必须要走改革、开放、开发的道路，充分运用实物地质资料所具有的特点和优势，搞好二次开发与利用，这是我国社会主义市场经济发展的必然趋势。而实现实物地质资料信息资源共享是实物地质资料管理适应社会需要的关键所在，也是充分发挥实物地质资料功能、为我国经济发展提供可靠科学依据的必然要求，更是提高实物地质资料社会化服务功能的必由之路。只有解放思想、转变观念，将有偿服务与无偿服务相结合，逐步建立起适应性强、充满活力的自我发展机制，才能最大限度地挖掘出实物地质资料的潜力，适应新形势和新任务的要求，把实物地质资料中心建设成“国内领先，国际知名”的国际化的研究型实物地质资料管理服务中心。
三、关于实物地质资料社会化服务的战略思考
服务是贯穿实物地质资料管理发展始终的原动力，是实物地质资料中心发展和今后立足社会的首要条件。因而，服务的内涵是随着不同阶段和服务层面的需求不断深化与更新的，在不同的发展阶段服务有着不同的工作核心和重点。第一阶段，采集与整理实物地质资料是首当其冲的任务，工作的核心是整理、扫描、编目与建档；第二阶段，检索与查询服务为工作的中心；第三阶段，计算机自动化管理系统是必备的服务基础，它是维系实物地质资料信息化管理以及对外服务与交流等各项工作的命脉；第四阶段，帮助用户尽快了解和学会使用实物地质资料信息库，即发挥信息导航作用，从大量的信息中准确、快捷地获取所需资料是实物地质资料管理服务的主要目的，也是未来衡量实物地质资料中心工作成效的重心所在。
实物地质资料管理的发展历史呈现明显的阶段性，从简单的库房收藏，经历了人工与计算机并存的信息化管理，目前正向着网络化的方向发展。计算机高效快捷的管理取代了大量费时费力的手工操作，使实物地质资料管理的深度和广度都有了较大程度的拓展，服务内容、范围与效率有了明显的提高，也使对社会的开放服务成为实物地质资料管理工作的主要内容和管理制度的重要组成部分。
我们必须在“统一领导、分级管理与部门委托”的指导思想下，全面实现网络化建设。使实物地质资料的开发利用逐步向数字化、网络化方向发展，使实现实物地质资料信息资源共享和网上查询服务成为新的发展趋势。通过建立国内外馆际开放实物地质资料目录交流制度和网络化管理，使网络时代的实物地质资料管理，从简单储藏的模式向集信息资料的储存、信息中转及传播一体化的模式转变。提高综合服务能力，包括储存信息、获取信息及运用新技术提供个性化及多元化信息相结合的服务能力，使实物地质资料达到最优化的管理。
坚持“藏用并重”“以用为主”的服务宗旨，永远是我们工作的出发点和归宿。树立“用户第一，服务至上”的指导思想，建立变被动为主动的服务方式，把用户需求作为服务目标，积极提供友好的用户界面、智能化的帮助程序、先进的信息系统检索与处理工具、全天候的电子检索与处理和信息传递服务系统。并针对具体不同的服务对象，开展个性化、特性化的服务，把地勘单位、高校和科研院所、重点学科、科研课题、学术带头人作为重点服务对象，为他们度身定制出一套互动式的管理服务体系。
概括地说，就是以网络技术和多媒体技术为依托，一方面发展传统的服务方式，另一方面推出基于网络环境的新的服务手段，利用网上服务提供形式多样、内容丰富、富有特色和具有较大经济、科技和文化价值的实物地质资料信息资源，努力拓展实物地质资料的信息组织和服务范围，形成集多种服务方式于一体的多元化服务体系。及时将密级适宜、经济价值和科学价值较大的实物地质资料信息在网上发布，必将产生很好的生产、科研、文化和社会效应。此项工作是我们今后开展实物地质资料对外服务领域需要建立的一套全新的管理服务模式，也是我们今后工作的重心。
建立个性化的服务模式，需要建立一个与不同用户广泛交流的通讯平台。在信息化条件下，最佳的方式是设计一个友善的能够吸引用户的网页，除了实物地质资料信息报道、专业网站及各种数据库的链接等，更重要的是开通与用户交流的窗口，与有需求的用户实现个人链接，并与用户建立互动的信息供给渠道。充分掌握国内外相关学科与科研课题的前沿动态信息，并及时通报给用户或充实到用户的链接窗口，为用户推出所需的专题信息，使用户能及时提出新的信息需求。同时，还可开展与用户面对面的交流，以掌握用户的信息需求，通过系统的反馈机制，及时调整信息服务方向。在对外交流上，还可以适当考虑做一个外文版，有利于外籍人士和国外同行的访问，藉此还可以提高我们自身的国际影响。
需要特别指出的是，在开展对外服务的工作过程中，要求从事实物地质资料管理服务的工作人员，必须掌握多个领域的学科知识，这是开展实物地质资料管理服务工作的必要条件，只有熟悉一门基础学科并拥有相关学科知识，才能在特定领域自如地应对特别群体的个性化服务。而作为一个现代化的国家级实物地质资料中心，只有配备由多个不同专业组成的管理队伍，现代化的信息服务工作才能真正有效地开展起来，实物地质资料中心才会拥有自己的生存与发展空间，从而可以大大提高实物地质资料管理的社会效益与经济效益。
四、关于实物地质资料有偿服务的探讨
国家实物地质资料馆向公众免费提供馆内实物地质资料的参观与检索是其基本任务。但有些对外服务项目需实行有偿服务（主要指工本费与加工费）则源于多种因素：一是适当的有偿服务有助于改善和加强管理，如对办证收费可提供统计数据等；二是对从事实物地质资料管理人员的额外劳动支出予以补偿，如开展一些专题编研等个性化的服务项目，有必要由使用信息的用户分担成本；三是设备、能源、物资等的耗费，如计算机及网络设备、复印机、胶卷、像纸、录像带、打印机、扫描设备等，它们需要稳定的补偿才能保持正常运转。
此外，网上阅览提供的是跨时间、跨地域、跨行业的服务。一套或一个实物的相关信息，可同时满足无数用户的浏览要求，甚至有些珍贵资料有被复制和下载的可能。因而有可能使所有权人及管理机构的经济利益受到影响。网络传播的无限性（或区域性）与所有权发生了冲突。为此，对有些用户有必要采取付费阅览的方式，以平衡所有权人及管理机构的利益。虽然国家实物地质资料馆是为全社会服务的公益事业，但在保持公益性的基础上，在一定范围内，适应多元化的市场需求也是必要的。因此，建立一种利益共享的服务市场机制，将是实物地质资料管理发展的必然趋势。
实物地质资料的对外服务，必须兼顾公众与所有权人及管理机构的权益，依据公平、合理的原则，将实物地质资料的服务类型作合理的划分，并针对不同的服务收取不同的费用。为了保持实物地质资料馆的公益性，又不损害所有权人及管理者的利益，并最大限度地满足用户需求，实物地质资料馆可将用户分为普通用户与会员用户。任何网民只要进入实物地质资料中心网站，就可成为普通用户；也可以要求普通用户注册，提交用户信息，以获取并统计分析用户信息。第二类是会员用户，即交纳一定费用的用户，他们除了享有普通用户的权利外，还能获得所有权人许可使用的权限。
实物地质资料的网络服务是否收费，需根据实物地质资料的性质、用户使用的方式以及实物地质资料的社会与经济价值等多种因素分别对待。超过所有权人保护期的实物地质资料，应允许公众享有参观、阅览、复制的权利。而在保护期内的实物地质资料，要受相应的制度约束。一般情况下，用户的权利也只能限于参观、浏览，而不能进行复制、下载、打印、取样等。但对于有特定信息需求的用户，当在参观与浏览不能满足需求的情况下，用户需进行一些特定的下载、打印、取样和测试等服务项目，收取一定的费用也是必然的。
实物地质资料馆对会员的收费可参考下列几种办法：①会费制。对一般的用户与专业用户设置不同等级的会费，专业用户可以获得较高价值的相关研究资料等服务，同时支付较高的会费。②按信息流及价值计费。当用户复制、下载和打印一些相关资料或取样时，应根据实物地质资料评估的社会与经济价值，以及获取实物地质资料的数量和种类收取适当的费用。③实物地质资料馆除了对特殊人群的用户服务外，还可以通过授权的方式允许某个机构在局域网内使用，并以该机构是否赢利采取不同的收费办法。还可以根据局域网的规模大小确定使用费。
实物地质资料深层次的服务与开发利用，主要体现在对实物地质资料信息按专业或主题进行收集、整理，并进行分析加工，向一些特定用户提供有针对性的个性化服务，是实物地质资料中心业务扩展的潜在领域。要十分重视这种市场资源——用户需求的建立与开发。发展的重点是实物地质资料信息资源供需模式的探索与创新，大幅度提高实物地质资料信息资源使用的便捷性和有效性，努力使实物地质资料信息资源产生增值效益。而此项工作的开展，对于国家级实物地质资料馆藏机构的生存与发展任重道远。
对实物地质资料深层次的信息服务收费具有很大的灵活性。一般情况下，其价格主要受到需求弹性、投资成本以及双方对这项服务预期收益的影响。由于信息与知识是一种无形资产，因此，它的价值在使用之前无法用哪类标准来识别。所以，这种信息资源的服务，将不可避免地出现不同于一般的价格体系与交易方式。此项工作，将是我们今后需要深入研究的重要内容。
实物地质资料开展的信息服务，主要涉及实物地质资料的信息检索、查询、阅览以及相关资料、图像的下载与复制、国内外信息交流等服务项目。对于各种信息服务的定价理论研究，是我们在今后工作中需要及时展开调研与探讨的重要内容。而影响定价的主要因素应包括：服务需求是否弹性、服务成本、同类行业服务的价格、用户获取服务的成本、服务对用户的价值等。按照市场经济的规则确定合理的定价，是我们开展工作应坚持的基本原则。
为了对外宣传和树立实物地质资料中心的形象和地位，在开展专业研讨、实物地质资料展览、实物地质资料信息发布和定期通报等信息中介服务项目上，可采取免费提供的服务形式，这类服务可以得到公众与社会的认可和支持，进而为实物地质资料中心带来直接的社会效益和间接的经济效益。
可以开展的有偿服务范围较为广泛且复杂，既覆盖了基本服务层面，又包括了资产经营层面。而有些服务项目的有偿服务应主要限定于资源补偿性的服务，这类服务不以赢利为目的，仅为服务成本中的资源耗费，此类服务应以成本价核定。至于有些赢利性的创收服务活动，应纳入不同的系统管理。而有偿服务的项目规范和价格体系的制定，是我们今后开展对外服务工作中急待解决的重要任务。
实物地质资料管理工作中，可以开展的有偿服务项目主要包括如下几类。
（1）检索与信息咨询服务：包括使用电子阅览室、复印或下载费、办理查询证、代查、专题咨询、专题资料编研、专题讲座、专题研讨、举办重要或专题实物地质资料展览等。
（2）实物地质资料加工服务：包括取样、制作光薄片、各种实验测试、制做图片与录像带等。
（3）用户培训费：包括技能培训、专业知识培训、检索与查询培训等。
（4）其他：包括设备租赁、馆舍租赁等。
在实物地质资料管理工作中，必须对实物地质资料信息进行分类保管。保密的资料进入封闭文档，不对外查询。已公开的资料进入公开的数据库免费提供给社会查询与查阅，用户可从网上下载这些已上网的资料。但经加工的数字地质资料和需查阅分析实物资料，则需收取一定的费用，如制印成本费、资料加工费、搬运费、设备使用费等。
另外，关于在提供给社会利用时可否在实物上进行取样研究的问题，国外各岩心库没有统一的规定。在我国目前仍有意见分歧，有专家提出为了实物的完整性不应取样，但大部分专家认为，不允许取样将失去国家保管实物的意义。强调限制取样并将分析结果按有关规定报告给馆藏机构，可能更具现实意义。