公文区别于其他信息记录的特点是:具有法定权威、具有现行效用。
1、具有法定权威
公文是由行政机关或法定机构所颁发的文件,具有法律效力。其内容必须符合法律、法规、政策等规定,具有强制性和法定性。公文的制作和发出都经过严格的法律程序,确保其合法性和权威性。
2、具有现行效用
公文传达的是行政机关的决策、要求、通知等信息,对于相关机构和个人具有强制执行的效力。公文的内容、形式和流程都经过严密的审批,确保信息的准确性和权威性。公文的发出意味着行政机关的决策已经生效,并对相关单位和个人产生法律约束力。
公文的作用
1、行为规范作用:通过公文发布的一些法律、法令和行政法规等,同样对所辖成员起着规范和准绳作用。
2、宣传和教育作用:公文在传达某一方针政策,规定人们应该怎么做的同时,还要说明为什么要这样做。这就增强了它的宣传和教育作用。
3、联系知照作用:机关之间的许多工作是通过公文进行联系、协调的,许多具体问题也是因此而得到及时处理的,还有许多对工作的开展具有重要意义的信息资料也是这样获得的。因此,公文在保证各机关正常而有秩序地开展工作上,起着极大的作用。
4、依据和凭证作用:各种公文都反映了制发机关的意图,都具有法定的效力,受文机关则以此作为处理工作、解决问题的依据。公文不仅仅传达了发文机关的意图,同时也是证实这一意图的最好凭证。