第1个回答 2020-12-29
(一)印章刻制的业务流程不清晰,没有审批程序,只要业务需要,领导或部门就可随便刻制印章,刻制后没有下发正式启用文件,没有明确印章使用范围和使用时间。
(二)印章刻制不在公安部门指定的单位进行,不在公安机关备案,随便找一家单位刻制公章,刻完就用,为以后发生印章使用风险埋下了隐患。
(三)个别企业没有印章管理方面的规章制度,使用印章未经过严格审批。印章管理人员对使用印章材料不严格审查,更有甚者在空白介绍信或空白纸张上用印。印章保管者让印章离开自已的视线或因自己没时间让他人代为盖章,在没有监管人的情况下允许他人携带印章外出。
(四)个别企业没有统一的印章使用台账,采用一页纸请示的方式,请示完成后,领导审批用印的签批单由经理办公室保存,时间长了很容易丢失,无法追溯。个别单位虽有统一的用印台账,但对领导在材料上签字直接上报的文件没有登记用印事项和用印人,以后涉及此类文件的问题同样无法追溯,形成法律风险。
(五)个别企业印章保管制度不健全,未设专人保管,印章丢失或被盗后不及时报告,不及时报案,也不主动在报纸上发布公告声明作废,从而留下了潜在的用印风险。
(六)个别企业为追求收益,允许不具备资质的企业挂靠经营、施工,个别情况下甚至允许挂靠单位使用公司印章,一旦挂靠单位出现问题,企业就要承担相应责任。
(七)个别企业不重视管理项目部印章,意识不到项目部印章对企业的重要性,项目部印章管理不规范,没有限定项目部印章的使用范围和使用审批程序,没有设立项目部印章使用台账,形成了项目部印章管理的空白,给企业带来较大的法律风险。
(八)个别企业印章被仿冒后,未采取正确的应对措施,放任风险发生,给企业带来了不可挽回的损失。
(九)个别企业在下属单位、部门、项目部被撤销和关闭后,没有及时收回和销毁这些单位的印章,造成印章的流失,形成了潜在的法律风险。
第2个回答 2024-07-31
印章问题不外乎这7条,99%的情况可以提前预防
私盖印章
私刻萝卜章
印章丢了
印章被抢
隐瞒印章数据、印章状态不透明
印控制人权力过大、滥用印章
各类印章的管理员是同一个人
没有按照印章制度用章、制章、销毁印章
这些常见印章问题为什么总是防不住?根本原因还是“印章制度没落实、管理员权限缺乏监督、操作缺乏审批把控、人为干预因素多、过程没有记录”。
契约锁如何帮您一一防范常见印章问题?
契约锁印章管控平台可以为您提供管章、用章一体化服务,帮您全生命周期管理印章,智能监控印章状态、构建流程化印章操作体系、自动生成印章操作记录、确保印章管理和使用权限分离,落实用章管理制度,帮您防范99%的印章问题。
1、印章管理员权力过大、缺乏监督,乱用印章
过去,大部分公司采用专人管理印章,有时印章管理员可能还同时担任总经理、财务负责人等要职,一个人管理几十甚至上百枚印章。但是由于线下很难进行监督,印章管理员权力过大,可能会出现私盖印章的风险。
现在,契约锁数字化印章管控平台执行严格的权限管控体系,实现印章管理权、使用权、系统运维权三权分立,同时设有独立的审计角色,可以随时监督管理员权限,确保拥有各类权限的人员各司其职,印章管理员无法使用印章,防止因权力集中、权力大缺乏监督而产生的用印风险。
2、印章管理和使用不规范,私盖、盗用印章
过去,很多公司印章管理和使用没有一套标准的执行规范,导致内部印章管理和使用混乱,时常可能出现高级管理人员私自盖章、伪造业务材料;员工利用职务之便盗用印章等风险。
但是在不少实际法院判例中,考虑到公司内部缺乏印章管理制度,常常无法证明私盖、盗用印章等行为,公司只能承担损失。
现在,契约锁可以帮您打造一套印章管理和使用流程体系,结合灵活的授权体系,实现用印根据印章制度要求经相关人员审批执行,自动生成用印记录,确保全程合规、可追溯,确保无授权不可使用印章,规范公司用印环节,杜绝私盖、盗用印章等行为。
3、私自伪造印章制作虚假业务文件
实体印章造假成本低,萝卜章以假乱真很难肉眼识别,可能会出现业务员凭借萝卜章伪造业务单据、销售人员私刻公司公章与客户签假合同或者利用假印章伪造标书、虚假投标等情况。
现在,通过电子印章应用将每枚印章与用户真实身份绑定,确保印章唯一不可篡改,在线即可查真假,从源头杜绝萝卜章。此外,结合流程化的用印审批环境,确保各岗位、各业务用印必经审批、留痕迹,防止伪造盖章文件。
4、印章领用不规范、外带缺乏监督
过去印章只要找“管理员”协商就能用,甚至可能因为没锁好被拿去乱用,有时还可能出现印章保管员碍于情面,违规出借印章的情况。一旦印章离开监管视线就会处于失控状态,盖了什么文件、由谁保管很难追踪,违规使用风险大。
现在,无论是电子章还是实体章都要经过流程审批才能统一调用,实体印章被锁在智能印控仪里通过授权码解锁才能使用,全程监控;打开手机就能了解印章动态,谁用了、盖了什么材料、盖了几次一查便知。借用、外带、监督一体化。
5、印章信息上报不及时,隐瞒印章状态
实体印章交由人工管理,印章状态全靠管理员报告,信息不仅存在时差还可能出现瞒报风险。有时印章丢了但是管理员并没有及时上报主管领导,而是私自刻了一枚新章,不仅日后盖章效力没保障,丢了的旧章也有可能因为没有及时登报作废被人滥用。
现在,所有印章全部放在一套系统中通过手机就能监督管理,管理层不仅可以随时了解印章状态,新制、停用、变更、销毁印章等任何操作都能自动生成记录、实时短信通知管理层,确保印章数据透明,防范风险。
6、废弃章销毁不合规,没及时收回被乱用
废弃章如果处理不及时很可能被乱用,比如利用废弃章在业务凭证上盖章,打着公司的旗号对外出售产品、签订合同,损害公司声誉和消费者利益。
现在,印章作废必须经过流程审批授权,防止私自作废印章;同时自动标记印章状态,确保印章被作废就无法使用,防止乱用废弃章的风险。
7、公章、合同章保管不当被抢、丢了
印章是公司权力的象征,章没了就办不了事。近年在众多公司的权力争夺战中,频繁出现抢印章事件,把印章锁在保险柜、带在身边已经无法保障印章安全了。
契约锁可以帮您把印章装进手机里,确保没有授权不能接触印章,实时监控印章状态确保印章在视线范围内。
总结
构建统一的印章流程体系,根据印章管理制度落实制章、用章、停用、销毁流程,确保所有印章操作合规、留痕、动态可查,规范组织内部印章管理和使用环境,安全合规用印。