七夕协同办公系统(OA)功能简述 淮安七夕软件有限公司
(一):即时消息和留言消息
1.如何对方在线,发送及时信息对方会立即受到,系统并且会作出相应的提示.如果对方不在线,下次登陆时系统作出提示,如果对方不在线可以使用留言功能.
2.及时信息和留言决可以同时发送给多个人.
3.两者均指出附件的发送
4.及时信息中的数据系统会将保持到”便筏本”中.
5.对于需要执行留言回执的信息,当接受方查看之后,系统会自动向你提醒该留言的查看情况.
6.对应自己发送的留言和及时信息均可以进行根据自己的需要进行查询
(二):通知公告
在通知公告中有不同的栏目，可以在此发布不同的通知或公告。每个通知公告都能使用不同权限进行控制，如没有相关权限则不会显示。另外，最新的一些通知公告将会在首页中显示。
对于接受的新的未读的公告信息系统将进行提醒查看
公告支持附件的操作,可以根据需要添加附件到公告信息中
可以设置该公告在首页显示的时间,公告内容的排版支持html在线编辑,并且可以将公告的显示设置成重要标记的样式
(三):工作论坛,自由论坛
当你有〔写入〕权限时，才可以先进入相关栏目，再打开你想发表意见的文章，然后点击该文章末尾的[发言回复]，在这里发表看法。
论坛主题内容的建立,主要是对网站论坛具有写入权限的人方可以添加新的论坛主题
论坛支持附件的插入
“创意”表示发表文章的作者及文章数量，“人气”表示点击该文章的读者数量，“活跃”表示发表回复的读者姓名及回复数量。
(四):文件传阅
该功能主要是用于系统内哟用户的实体文件的传发操作,该功能相当于邮件功能，它有两个特点：一是可以一次性发送多个附件；二是允许对方修改你的附件，并在附件上留下对方修改的痕迹，在[允许其它人更改]前打勾。
将经常发送的一群对象自行定义为“传阅对象”集合，具体地操作是在“选项”中点击[新增]，然后按部就班地操作。系统就会将传阅信息发送到你制定的常用的成员下面
如果你传阅的对象有多个，只要其中有一个人作了确认，这份传阅的状态即变为“传阅中”，如果所有的传阅对象均已经作出确认，这份传阅就会在“传阅完成”栏目里显示。
(五):流程管理
1.登录首页，在“流程管理”点击[发出申请]右边的图标，选择流程种类（“通用流程”或“设备预约流程”或其他各类流程）
如果是属于“通用流程”，你需要这样操作：写标题、选取流程名称、选取模板/附件（见附表第三列）、点击[提交申请]（注意：在[保存期限]选择“无限期”）。如果是属于“设备预约流程”，你需要这样操作：选择[设备名]、选择流程名称、填写[使用目的]、输入[开始时间]及[结束时间]、点击[保存退出]。其他流程根据具体要求填写申请表。
2.进入功能树的“流程管理”，点击[事务委托]进入到“代理设置”界面，选择[所属部门]和[代理人]，再输入代理有效期即可。当你出差回来后想撤销代理审批人时，你可以在“代理设置”界面，把[代理人]设为空白即可
(六):日程安排
在填写日程安排时，在[私人性质]前打勾，私人性质的日程只有本人查看
可以上传多个附件
当你需要与别人共同完成某项工作时，你可以在“预约他人”中选择预约对象，系统会自动将此项工作添加到预约对象的日程安排表中。
你可以在当天的日程安排中填入相关费用，电脑会帮你自动累计。
如果有权限的话，您可以看到本部门其他同事的日程。当然，如果你是多个部门的领导，你可以同时看到所有所管部门员工的日程。
部门日程可以统计费用
(七):设备预约
可以通过设备预约模块，对单位某些设备进行预约管理。预约设备时需要选择审批流程，同时可以查看预约情况，预约以后可以去到流程管理中查看审批情况。
(八):网上调查
通过网上调查，公司可对某项活动或决定进行一个民意调查, 通过此功能可以统计出一个很直观的图形, 便于领导决策。
网上调查支持多选项的投票
对于投票的结合可以公开也可以不公开,作为内部数据进行保存
投票的内容可以链接到其他网页
(九):在线会议
通过在线会议，公司或者个人可以即时发布会议邀请信息，让大家在线交流
点击”在线交流中心”,系统会列出当前所以的在线会议内容,并现在当前在线人数,点击进入会议室,可以看到当前会议室的具体情况
如果有权限,可以点击新增会议内容,设定相应的会议时间和会议的描述内容,系统会自动提示要参加会议的人员.系统可以设置某些是否可以在会议上面发言,也可以在会议室中是旁观者
(十):公文管理
收发公文整合了流程管理，流程的定义以及各个步骤的办理请到流程管理里面执行
公文管理包括公文一览、起草文件、登记文件。起草文件存放着发文处室已起草并且未进入审批流程的文件。收文登记存放本机构接收到的但未进入办理流程的公文
公文管理整合了流程管理引擎，流程的定义以及各个步骤的办理均需到流程管理里面执行。也就是说，无论是收文或者发文，在完成起草文件、登记文件并提交申请后，能直接进入流程管理进行监督、催办、审批等环节
支持附件上传,支持收文文件和公文文件的查询和操作
收文流程结束以后（走完收文流程的所有步骤），公文会自动归档进入档案管理模块。在[档案管理—整理维护—登记文件]的文件列表下，由档案管理员进行统一归类
(十一):我的批复
某项决定的作出，常常需要有关成员按照一定的顺序审批提案人提出的申请，以得出最后结论。
个人批复子系统，针对“申请提出，顺序审批”这一抽象的工作流程，对信息进行了分类，您可轻松地使用该子系统提出申请，追踪申请的批复过程，收取和批复他人给您的申请；同时系统还对信息进行了特殊处理，以防止他人窃取和篡改您的申请。
(十二):流程一览
在流程一览中，对我的批复的每一项目的功能都做了详细的介绍，并可在此查阅相应流程的数目。
(十三):待办流程
待办流程是用来查看您现在要批复的流程。
在待批流程页面中，以符号来表示的列将显示流程状态(是否已读)；未读流程显示为,已读流程显示为点号。以符号来表示的列表示流程是否带有附件,显示为则表示流程带有附件。要批阅或查看流程，点击流程标题。
(十四):批复流程
收到待办流程，点击具体流程标题，再点击[流程处理]，进入审批流程页面。
批复内容可在写入批复行中选择或直接输入，并输入登录密码（即是对批复人身份的验证），点击[确定]，完成该流程的批复。可以输入相应的批复意见和建议.
(十五):返回流程
在必要情况下，批阅人有权直接退回流程。在审批流程页面中，批复人在[写入批复]行中选择[退回申请]或直接输入退回流程的理由，下一步骤选择为否,并输入登录密码（即是对批复人身份的验证），点击[确定]， 则该流程被退回至发出流程的员工处。
(十七):流程分发
批阅人有权将此申请传阅或以公告方式分发
(十八):会签/知会
批阅人有将此申请知会其他人
(十九):流程信息
在此可以看到整个流程信息，点击[流程信息]，进入具体信息页面
(二十):更改批阅流程
批阅人有权更改批阅流程。点击[Yes-是 存档]，流程继续流转到下一批阅人；点击[No-否 结束],流程到此结束。
(二十一):在办流程
在批流程是你已经批复过、但目前还未审批完毕的流程。
可以按流程类别、申请人及日期等项目来查询在批流程，对具体的在办流程，你可以查看其具体内容及审批情况。
(二十二):已办流程
在本页面中,你可以查看已审批完毕的流程。可按流程类别、完毕日期等项目来查看。
(二十三):流程查询
查询流程可以通过模块名称、申请日期、结束日期、标题、副标题、申请人等六种方式查询。
(我的申请)
(二十四):发出申请
新增发出流程
在申请流程页面中，输入该申请流程的必要信息，点击[提交审批]，一个新的流程即被发出。
<1>选择流程模板
<2>上传附件
点击保存期间，在显示的下拉框中，选择批复完毕后的保存期。
删除发出申请
点击流程标题，在申请流程页面中，点击[删除]，则该流程被删除。
撤消发出申请
在流程审批过程，流程发出人可撤消发出的申请。前提是该流程至少已有一个人审阅过。
(二十五):审毕批复
在审毕流程栏中，你可看到已经审批完毕的流程。可按模块名称、申请日期、结束日期、标题、副标题、申请人来查看。符号所在的列表示该流程是否带有附件。
(二十六):被退申请
发出流程的人可以查看在批阅过程中被退回的流程。可按模块名称、申请日期、结束日期、标题、副标题、申请人来查看。
(二十七):撤销流程
发出流程的人可以查看被自已撤消的流程。可按模块名称、申请日期、结束日期、标题、副标题、申请人来查看。
(二十八):日程安排
日程安排子系统提供网络化/团队的日程安排功能。系统遵循传统习惯，把日程安排放在日历上进行。您可以使用个人日程安排功能安排您每天什么时候需要作什么；也可以通过系统把某项工作分配给他人去作；还可以预约他人和自己一起作某项工作；更可以查看部门内部其他人的公开的日程安排。
( 二十九):我的日程
可以使用个人日程安排功能查询、新增、编辑和删除个人的日程安排。主要有两个作用：1.相当于一个电子备忘录，记录有哪些待办事项。包括自己登录的和他人分配给的待办事项。2.相当于一个电子日历，计划每天什么时候需要做什么，包括自己登录的和他人预约的日程安排。
(三十):任务管理
一项工程，要进行人员布置、时间安排、费用预算等各项工作的计划及实施。
七夕协同办公为你提供了科学、便利的网络管理模式。打开任务管理，在任务列表中你可以一目了然地看到目前正在进行或未进行的任务，便于了解、跟踪工作的进程。你还可以点击相关链接，进入历史任务列表，查看已经关闭任务的情况。
(三十一):便笺本
便笺本相当于员工自己的笔记本，只有员工本人才能看到。
(三十二):公告信息
公共信息主要提供了常用信息的查询，公共信息的内容面向所有用户开放，所有用户均可进行相关的查询工作。公共信息模块包括了：常用电话、常用网址、衣食住行、邮编区号、列车时刻、航班时刻、单位换算、法律法规等信息查询。
(三十三):邮件管理
在用户端无需安装任何软件，只须使用浏览器，通过网络拉入公司office system，就能进行邮件收发处理。真正意义地实现异地办公和移动办公。
而office system的网络邮件软件是安装在服务器上，由专人负责维护和管理服务器，能最大程度地保证信息的安全性和保密性。另外，维护成本亦大大降低。
office system使用目前主流的邮件服务协议：POP3和SMTP进行邮件的收发，并支持SMTP身份认证，最大程度地满足了用户的需求。
主要功能包括:邮件主页,收件箱,接受新邮件,阅读新邮件,删除邮件,转移邮件,隐藏或显示文件夹,创建文件夹,管理文件夹,阻止发件人,撰写邮件,通讯簿,新增联系人,共享联系人信息,导入和导出联系人,查看、编辑及删除联系人详细信息,通讯组,建立通讯组,使用通讯组,删除及编辑通讯组,选项设置,阻止发件人,自定义过滤器,pop3邮箱设置,个性化签名,邮箱显示设置.
(三十四):网络硬盘
随着信息技术的普及，越来越多的公司开始使用电子媒体替代传统的媒体存储各种文件及其技术资料。网络硬盘子系统为公司内的各种电子文件提供了集中统一并且安全的管理渠道。使用网络硬盘子系统，员工可以方便、快捷地使用在工作中需要用到的各种文件以及技术资料，减少了以往繁琐的文件保存及查找流程，提高工作的效率。在网络硬盘子系统中主要提供文档管理以及文档搜索两大功能。同时，提供方便灵活的权限设定方法，可按文件夹、文件设定访问权限，确保文件信息的安全。
在七夕OA的网络硬盘中,系统还将提供强大的文档搜索功能.主要包括:按文件名搜索,按关键字搜索,按附件包含的文件搜索,按所有者的名称/账号搜索,按日期搜索,按文件类型搜索,综合搜索.
网络硬盘还将提供文件回收站的功能,回收站是用来放存被删除的文件及文件夹。如果回收站的文件和文件夹被再次删除，则文件被永久删除。只有对文件或文件夹具有管理权限者，才能在回收站中对文件或文件夹进行删除和还原操作。
(三十五):档案管理
在使用office system进行公文传递一段时间后，机构会累积大量的公文。其中有保存价值的公文，可以利用档案管理系统提供的功能，保留下来以备以后查阅使用。
使用档案管理系统，可以大大减轻档案管理员的工作强度，同时还使得归档的公文更有条理，可以方便地查阅某一时间，某一主题的文件。
档案管理系统，可以使得员工对档案公文的利用更加简便。员工可以利用年度、标题、关键字等条件，快速查找到所需的信息，又可以对档案进行全文检索得到相关信息。
档案管理系统，有着清晰的权限管理，普通用户可以进行借阅申请，以及查看公开的文件和已批准的借阅文件；文档管理员可以对文档进行整理维护；拥有批复权限的人可以对档案的借阅，销毁进行批准或否决。
档案管理系统，还可以方便地统计档案的利用状况，以及已登记文件和已归档文件的统计。
(三十六):事务委托
如果您具有审批权限，在您外出期间，如果有流程需要您审批，您自然是没办法审批，OA协同办公系统的事务委托子系统为您解决了这个问题。在您外出期间，您可以指定一个人代理您审批相关文件，当然此代理人只能在您指定的时间内审批需要您审批的文件。在您外出回来后您可以取消此委托。
该处为七夕协同办公系统的主要功能简述,该处为用户的主要功能模块描述,另外还有系统管理员和人事管理员的登陆,其主要功能为管理用户功能模块权限的操作还包括主要信息模块的设置和权限的分配,人员信息的操作,系统数据的维护和管理.
系统管理员:主要功能包括:
个人办公:主要包括办公系统中的信息的定义和权限设置,人员去向定义,通知公告定义,工作论坛 定义,自由论坛定义,在线交流中心定义.
公文管理:包括公文流程的定义和公文类型的定义
流程管理:主要是有关流程信息的设置和定义,有审批意见定义,流程动作定义,通用流程定义
公共信息:主要包含公共信息的类型定义,有常用电话类型定义,常用网址类型定义,衣食住行类型定义,联系信息定义,单位转换类型定义,法律类型定义.
日程安排:主要包含在用户的日程功能模块中使用的相关信息的定义和操作,包含日程类型定义,任务类别定义,工作进程定义,周报月报流程定义.
档案管理:其中主要是档案使用中使用的流程的信息定义,包含借阅深流程定义,销毁审批流程定义.
内部服务:是用户的内部服务模块中使用到的信息操作,包括类别设置,审批流程定义
功能树:该功能是执行对用户节点的操作,设置的节点属性将直接体现到用户操作上面.功能树节点设置包括节点名称,繁体名称,英文版名称,节点图片,页面链接,页面的打开方式,是否需要安全设置,如果无需安全设置,系统将直接将节点展现给用户,否则则需要节点权限的设置.
标志图片:此处上传的图片将用于系统的一些提示信息中的log
修改密码:修改当前登陆者的密码
首页设置:该处将主要设置用户首页显示的方式和内容
人员信息:该处将列出系统中用户的列表,并在此可以添加相应的新的用户信息
安全策略:该页面将为管理员提供设置系统中功能节点的权限,可以将节点权限分配给部门或者自定义的人员信息,保证的系统中功能模块的安全性
登陆日志:展现系统中所有用户的登陆日志信息
操作日志:显示系统中用户的操作日志
发布公告:管理员可以向系统中用户发布公告信息
以上为七夕协同办公系统中系统管理员的主要功能简述,系统管理员的操作将直接体现到用户的功能使用上,系统管理员的将可以直接操作和监控系统中用户的使用概况,
人事管理员:主要功能模块包括:
机构信息:显示系统中机构的信息,并可以对其进行操作,并可以设置机构的基本信息和负责等相关信息.
部门信息:列出所有系统中的相关部门信息,可以进行检索,并可以根据相关信息执行对部门的操作和负责人的设置
员工信息:该页面将显示所有的系统中的人员信息,可以根据需要进行相关的查询检索,也可以根据用户的所在机构和部门和职务等信息添加和设置用户的信息,也可以对用户的照片和联系方式等基本信息进行设置(包括是否允许登陆,登陆账号和名称的修改,密码的恢复等等).
员工照片:该页面将向管理员展示所有的用户的照片信息,照片的添加将在用户基本信息修改的页面操作,系统将自动直接转换到用户信息操作页面
员工角色:该页面将列出所有的用户的角色信息,并可以新建新的角色信息,添加人员到相关的系统的角色中,便于用户使用的选择和辨别.
培训信息:列出系统中所有的培训信息,主要是用于人事培训,并可以根据需要新增人事培训信息,选择相应的参与人,系统会自动将该信息通知给用户.
查询统计:该页面主要是用于系统对人员信息的查询统计,分为:分类统计,年龄统计,工龄统计,对该单位内的人员进行多种方式的查询检索,并支持Excel方式的数据导出.
以上是人事管理原的基本功能简述,人事管理员是针对系统中的人员信息进行管理和统计的人员,人员基本信息的设置和操作.
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