因为“
应付账款”是负债类科目，是核算企业与供货方的业务往来的，按供货商设明细户。
当发生进货未付款时，贷记“应付账款－××”，反映欠款增加；当支付货款时，借记“应付账款－×× 明细户”，反映欠该户的货款减少。对于同一个明细户，有时会发生付款大于应付的情况，就会出现借方余额，这时就相当于
预付账款了。所以在
资产负债表日，应付账款的所有明细户中，有的余额是借方，有的余额是贷方。
同理，“预付账款”是债权类科目，当预付时，借记“预付账款－××明细户”，到货并收到发票时贷记“预付账款－××明细户”。对于同一个明细户，有时也会发生到货发票额大于已经预付的金额，这时余额就是贷方，相当于应付账款。所以在资产负债表日，预付账款的所有明细户中，有的余额是借方，有的余额是贷方。
在填
会计报表时，为了准确反映该时点的资产和负债情况，必须对这两个科目的各明细户余额重新分类。
其中，两个账户中所有借方余额的明细户余额之和，填列“预付账款”；
两个账户中所有贷方余额的明细户余额之和，填列“应付账款”。
具有同样情况的还有一对：“
应收账款”和“
预收账款”。道理也是一样的。
这是很多会计人员填报资产负债表时容易发生错误的情况之一