项目经理怎么写年终总结?来看这里!
项目经理天天在客户现场背锅填坑沟通协调记录、整理和分析已经不易,再提取亮点和价值可能无从下手。因此,对于项目经理来说,年终总结有六大难
要做好年终总结,你需要搞清楚年终总结是什么(目的和本质),怎么做(步骤和解析),以及具体操作(内容和样例)。
一、是什么-目的和本质
对项目经理来说,年终总结不能是一个按模块填写、按备注阅读的PPT,也不是一个哭穷声情并茂的演讲。年终总结是一个综合的“窗口”,是项目经理的自我检视和回顾,是一个时间节点,可以总结和反思。
年终总结是你的昨天、今天、明天。
昨天:这一年干了什么-工作内容、具体任务、实现路径
今天:这一年干的怎么样-有哪些业绩、给企业和组织带来的价值、个人成长、问题分析和经验总结
明天:下一年(以后)怎么干-工作计划、计划与组织目标的重要关联
你需要将如上内容,输出反馈给相关方。因此,年终总结的目的也很明确。
年终总结目的
1、让大家知道你做了什么
2、让大家觉得你做的还不错
3、让大家能帮你解决遇到的问题
(这个“大家”主要指的是“领导”)
一个成功的年终总结,应当能让你和倾听者,能对你所完成的工作的好坏、价值高低以及问题根本原因和经验沉淀等方面,有一个清晰、客观的共识。只有实现共同理解,你的业绩才不会被埋没,发展不会受局限。
二、怎么做-步骤和解析
项目经理的座右铭是什么?万事皆项目。
年终总结也一样,可以按项目管理的思维来做,总共分五步
1、定范围:汇报什么内容
2、模块分析:分析详细内容
3、找价值:有哪些,增加还是减少?
4、正确的语音:少用描述性语言
5、图表模板都要用起来
定范围:要想好本次年终到底汇报哪些内容。划定汇报范围。
模块分解:在选定的范围内,分解到模块,描述清楚每个模块具体做了什么,用时多少时间,交付了哪些内容。明确去解释我到底做了哪些工作。时间花在了哪里。
找价值:忙乎了一整年,我们到底做了哪些工作?有什么显性价值、隐藏价值?对公司、部门、团队,项目,都有哪些增加或减少。
正确的语言:年终总结汇报会用到两种语言。一是书面语言,要选择相应的信息化、项目管理语言。二是讲述的这个过程,可以尽量选择生动一些的口语化语言。
正确的媒介:一个好的年终总结不只是一个PPT,逻辑架构、行文格式,都有很高的要求。正确使用图表和模板是一个明智的选择。
三、具体操作-内容和样例
为了让领导、部门其他人员清楚明白我们到底做了什么工作、产生了什么样的结果,应在年终总结中体现以下6部分内容。
1、已完成工作
2、成绩展现(业绩的集成)
3、经验总结
4、问题分析
5、后续工作计划
6、其他内容
这六个部分是常规的汇报内容,各位项目经理可以根据实际需要进行裁剪,形成自己的汇报风格。
1、已完成工作
通过对项目经理的职位分析,根据对待工作的话语权、参与程度,已完成工作应包含三方面内容
一是项目经理全流程主导的和负责的工作。
二是项目经理部分主导,配合的工作。
三是项目经理全流程参与的工作。
2、成果和业绩
根据我们的策略和步骤,工作分解完成后要对每个模块找价值。价值可以从两个大的方面,数量状态和影响状态来描述。隐藏、显性、增加和减少这四个维度进行排列组合。
3、经验总结
组织过程资产是组织重要的内力,一个项目经理会总结经验。踩过什么坑,挖过什么雷,背过什么锅。
项目方面:项目流程/制度、客户等相关方、交付/回款/满意度、沟通管控等
团队方面:建设团队、管理团队、团队活动、团队培训
部门/公司方面:方案/方法论、流程制度建设、跨职能部门沟通、项目案例等
个人方面:考取的证书、新知识等
4、问题分析
不管是对项目还是对个人都应该总结问题,可以征询团队成员的建议。如果每个问题都有相应的解决方案,那会让你的领导刮目相看。
问题分析三方面
技能方面:集成、开发
管理方面:沟通协调、客户关系、领导力、软技能
组织方面:部门协同、流程、权限配置、关键资源
5、后续工作计划
个人工作计划要符合公司、组织和部门整体的方向,贴合部门的发展进度。
工作计划三要点
1、可落地:具备可行性、可扩展性、可检验
2、达到的目的:寻求帮助、协调资源、跨职能配合、获取隐藏的权责等
3、有详尽内容:工作模块、任务分解、时间要求、质量要求、人员配合以及个人成长计划等
6、其他内容
有些项目经理在组织中身兼要职,除了要负责项目交付,还要承担部门建设和交付团队指导。
因此,项目经理要获取行业的模式、业务态势、战略动向等内容,这部分的见解也可以在年终总结中分享出来,共享给团队伙伴。