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首先职位老升不上去,与邮件写得好不好是必要不充分关系。
写邮件好可以促进你升职,且可以很正式的体现你的思维逻辑,沟通表达能力,以及视野与格局。但你也明白,升职仅仅靠邮件方式肯定是不够的。
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作为一个过来人,可以分享一下自己工作多年的邮件技巧:
首先清楚发邮件的目的,这样才好定正确的邮件主题,收件人,信息内容表达清楚的等。职场上经常出现一些收件人不知道该邮件与自己有什么关系,看不懂邮件目的的,或看懂不知道怎么执行等低级问题。还有个技巧,用Mac的自带mail有这个功能,就是可以设置不同客户(根据后缀)或外部邮箱的颜色,因为有时候大家会操作,内部邮件抄送了客户,没注意。但标识不同颜色后,就可以一目了然,提醒自己。涉及到报告与附件的邮件,要学会做Summary:做了Summary,收件人会清晰地看到你想表达的结果或状态,就知道是否需要再细究原始数据等,从而会提高客户的效率。重要且内容较多的需要建立比较清楚美观的模板:我们PM经常会给国外客户发重要的daily report等,必须抄送很多成员,邮件内容很丰富,所以我们都会把邮件模板做的很漂亮,比如主要时间节点完成的内容,具体各个方面的状态,异常问题分析,出货计划等等。让客户会一目了然。经常扯皮的邮件需要迅速关闭或解决问题:有时会看到邮件上大家来来回回扯皮,这种时候无论谁对谁错,一直扯皮只会拉低自己的level。邮件也是沟通的重要方式,都希望促进合作。所以一般情商高的人,会在邮件上认可或感谢对方一起support工作等,这样会让对方开心与配合,也可以让其他人看到你们合作的有效性与效率。特别是我们回复一些国外的客户的邮件,这样会突出客户的付出,会相互成全,良性循环。
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发邮件有一些很重要的作用:
做记录/证据:开会记录也罢,还是分享相关重要信息也罢等,防止以后有人说否认。推进工作进程:职场中经常出现push一些模块的人配合完成任务很困难,你私下电话与微信,就是配合很慢,作为一个资深PM出身的人,我会发很正式与客观的邮件,通知客户端或项目上有哪些事项需要完成,备注好责任人与时间节点,并抄送各个模块主管。有问题他们会自动找我。体现你的业绩:一些重要的邮件必须抄送老板,一方面可以给老板分享项目的重要信息,另一方面可以让老板知道你完成的项目情况,特别完成得比较顺利,回复的比较漂亮,客户很满意甚至发邮件表扬与赞赏的时候。方便做总结:邮件是你工作最实际与最完善的文本记录,可以方便你回顾与总结。
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