一般书信可分为称呼、正文、结尾、署名、日期五个部分,每个部分都有一定的格式。
中文书信的的标准格式是这样的:
称呼(顶格写);
问好(另起一行空两格);
正文(另起一行空两格写,也可以紧接问好的短句写正文);
此致(有两种安排法:一是“此致”接在正文后,后面不用标点符号;二是另起一行,空两格写此致,后面同样不用标点。“此致”可用“顺祝”“敬颂”之类的词语替换,但此致后可以用敬礼也可以不用。);
敬礼(另起一行,空两格写,后面用叹号。);
落款(另起一行,靠右写自己的落款。);
落款下标注写信的日期。
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写信的注意事项:
书信要用合适的笔书写,例如:黑毛笔、或蓝色水笔、圆珠笔、钢笔写。不能用铅笔,以防模糊不清。也不能用红笔写,犯忌讳,这会让对方以为是绝交信。并且信纸要用专门信纸或稿纸。
1、称呼、问候用语及信中语气、措词要符合写信人的身份。
2、要考虑收信人的文化水平及经历,使收信人看得懂信。
3、要抓住重点,力求写得充实、圆满、简短。