方法:
一、沟通前
1、分析会议主题相关任务,确认任务内容相关部门;
2、确认需要参加的人选和可能参加的人选,一般在产品、开发、运营和业务上避免人员泄露。
3、明确沟通的目的和主题,并提前进行资料的同步。
4、预估会议整体时间,协调与会人的会议时间安排。
5、明确沟通的方式,包括当面会议、视频会议、电话会议等形式,提前安排好会议需要的配备。
二、沟通中
明确推进事项的重要性和必要性记录沟通确认的要点和问题点结束前对重要的点进行复述,确认是否有要补充的点。
三、沟通后
形成会议纪要,抄送与会各方和对应的负责人,需要确认的内容明确写出并要求答复及时跟进会议任务的完成情况并汇报对会议中的问题进行反思总结,准备下次沟通的主旨和方案。
技巧:
1、明确事项的重要性和价值,形成具体文件。
2、准备多项推广方案,评价好方案,拆除粗略任务和必要资源,替代方案简单易行,有推广思路即可。
3、使资源适应好部门,匹配好方案相关的各合作部门 。
4、与各合作部门进行非正式沟通,了解各合作部门的部门责任范围,确保参加的合作部门不泄漏。
5、邀请各部门首长与上级合作进行正式沟通(通常以邮件、会议等形式进行),以确保所有部门始终有兴趣推动此事。
6、确定合作部门的先遣管理人员,确定方案的细节,划分任务和时间点,并形成正式报告。
7、与各合作部门定期沟通,保证合作进度和质量。