首先,在给老外发邮件时,使用"Dear"作为称呼可以给人一种亲切感。如果你写给上司的邮件,应该使用对方的职务来尊称对方。对于同事,直接称呼对方的姓氏即可。至于"Mr."、"Ms."、"Mrs."等称呼,应根据公司的文化习惯或个人偏好来决定,这些称呼既取决于你与对方的关系,也取决于场合。如果知道对方的职位,应该使用"姓氏+职位"的格式来称呼;如果不清楚对方的职位,可以使用"姓氏+先生"或"姓氏+小姐"的格式。当然,在非常熟悉的情况下,可以使用双方习惯的称呼方式,但这种情况通常只适用于非正式的邮件。值得注意的是,在邮件中使用"您好"比"你好"更为礼貌,除非你确定自己是上级或年长者。
在发邮件时,还需要注意以下几点:
1. 邮箱昵称应该能让人一眼看出是谁发送的邮件,避免使用过于随意的昵称。
2. 邮件主题应简洁明了,包括发送者的姓名和对邮件内容的简要描述。
3. 区分抄送和群发,确保邮件发送给正确的人。
4. 附件命名时应包含发送者的姓名和对文件内容的描述。
5. 正文格式应清晰易读,不要过于紧凑。
6. 在正文结束后,添加"————"分隔线,然后写上发送者的姓名和联系方式。
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