分类汇总可以对数据清单的各个字段按分类逐级进行如求和、均值、最大值、最小值等汇总计算，并将计算结果分级显示出来。
在进行分类汇总之前，必须先对数据清单进行排序，使属于同一类的记录集中在一起。如把下图中的数据清单按性别进行排序，使相同性别的记录放在一起。
排序之后，就可以按性别这个类对数据清单进行分类汇总。具体步骤如下：
（1）单击排序后的数据清单中任一单元格；
（2）激活数据菜单；单击分类汇总命令，屏幕显示分类汇总对话框；
（3）在分类字段下拉列表框中指定按什么字段进行分类。按什么字段进行排序，就按该字段进行分类汇总；
（4）在汇总方式下拉列表框中选择用何种方式进行汇总，此处选择最大值；
（5）在选定汇总项列表框中指定对哪些字段进行分类汇总，此处选择总分字段；
（6）单击确定按钮，可得到如下图所示汇总结果。
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