诏书有一定的格式，起首句一定是「奉天承运皇帝，诏曰」，结尾语为「布告天下，咸使闻知」或「布告中外，咸使闻知」，中间则叙述诏告天下事件的内容。诏书由内阁拟稿，经大学士定稿进呈，皇帝批阅後，以墨笔楷书，由右至左直写，写在大幅黄纸上，中间及纸张接缝处钤「皇帝之宝」玺。
制作完成後的诏书称为「诏黄」，以极其隆重而繁复的礼仪，送至天安门城楼上宣读，象征著布告天下。宣诏礼成，由礼部接诏，立即誊写或雕板印刷多份，由驿道分送各地，再由地方官员接诏、宣诏。誊写的诏书，称为「誊黄」，雕板印刷的诏书，称为「搨黄」。
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历史上把君主称为“皇帝”，是从秦始皇开始的。在此之前，中国的最高统治者称“王”或单称“皇”和“帝”，如周文王、周武王、“三皇”、“五帝”等。
“帝者，生物之主，兴益之宗”，“因其生育之功谓之帝”。“皇为上，帝为下”。古人所说的“皇帝”，意指天地，而“皇帝”一词则是告诉人们，天地是万物之主。
中国最早所谓的“皇帝”，是对“三皇五帝”的统称。三皇指天皇、地皇和人皇，是传说中的三个古代帝王；“帝”原指宇宙万物至高无上的主宰者，即天帝，后来许多国家混战，各自称帝，出现西帝、东帝、中帝、北帝等，使天上的“帝”来到人间，成为超越“王”的人间尊号（也有说是部落时期的黄帝、炎帝、蚩尤等）。