京师同文馆是洋务运动时期由总理各国事务衙门于1862年创办的。初办时是一所单纯的语言学校，直到1869年总教习丁韪良改革课程，制定“八年课程计划”，同文馆才转变为一所具有中学教育性质的综合性学校。这是中国中学教育的早期萌芽。
由于京师同文馆是由总理衙门所办，故此总理衙门选派了专门大臣来督办此事，负责此事的大臣被称为总管大臣或专管大臣。
同治六年正月二十一日（1867年2月25日）奕劻等上书要求派徐继畲为总管同文馆事务大臣，他说：“惟查臣衙门前设学习英、法、俄国语言文字馆，均设洋教习一员，专司讲译；此外各设汉教习一员，兼课汉文，令该学生等奉以为师。如今学习天文、算学之员，均系已成之材，汉文无不通晓，汉教习自可不设，但亦必须有群情宗仰之一人，在彼指引开导，庶学者有所禀承，否则该馆只有洋人讲贯，而中国无师表之人，恐来学者竟疑专以洋人为师，俾修弟子之礼，未免因此裹足……惟有臣徐继老成望重，品学兼优，足为士林矜式，拟请旨饬派徐继畲作为总管同文馆事务大臣，以专稽查而资表率。”所以这时总管大臣的作用一在稽查，一在表率，而表率的作用为重。随着同文馆事务渐繁，奕劻等人又于1889年3月30日上书要求派人专管同文馆事务，于是又有专管大臣之设。 在同一时期创办的上海广方言馆，由于其受两江总督和上海道管辖，故特设一学馆监督来管理广方言馆这边的工作，类似于京师同文馆的总管大臣。上海广方言馆也设提调一人，相当于校长一职。这由江南制造局所记学馆概况可以看出①1。在迁入江南制造局后，又设总办一职，由制造局总办兼任，总管馆中的一切事宜①2。所以，迁入江南制造局后，总办即是馆长。另外，还设立监院一人，查课委员、庶务委员若干人，司事四人，分别管理学生名册、稽查出入、管理什物和杂物，①3这里司事分担了教务和总务的一部分责任。
从早期洋务派所开办的一些带有中学萌芽性质的学堂来看，整个学校的行政划分及职名确认很随意、混乱，缺乏科学性。这主要是因为一方面这是中国近代学校的试办期，对新式学校内部管理的一切事务，当时的操作者并不是很清楚，故而管理上还处于尝试阶段，边建设边摸索，职官设定是根据临时需要，而不是有一套既定的组织模式，按制度设定；另一方面也是由于当时处于封建统治时期，学校是由政府机构组织创办的，因而管理上沿袭了官方的做法，这表现于一、称词的承袭，如提调、总办；
二、职官的兼用，如总办等；
三、人员的兼用，如提调是总理衙门官员兼任，总办是原江南制造局总办兼任。这就无所谓学校自己独立行政组织管理，不利于学校独立、健康发展。这也使得学校行政管理在这一时期处于一种极不科学的无序状态。
