第1个回答 2022-07-20
前段时间工作超级忙碌，每天加班到8-9点，每天处于崩溃的边缘。
当人处于巨大工作压力或是面对超负荷的工作强度时，就会增加犯一些低级错误的概率。这些错误说起来可能都不算严重，但是这种事情说小则小，说大则大。小错误也有可能引起一些大的损失。为了避免这类错误的发生，我总结出以下“避坑指南”，我是人事外贸工作的，但是我相信以下几点对于大部分小伙伴都是有用的：
1.按照顺序逐一确认
当我们需要根据一份已有的文件起草新的文件，比如根据客户订单给供应商下采购合同时，比如外贸制单时，比如将销售订单录入公司ERP系统时，想保证不出错，首先一定要按照顺序来录入，特别是根据一份已有模板修改时，更要按照顺序进行，否则特别容易遗漏。
第二，一定要逐一确认，有的内容我们可能会觉得不重要，或者原有模板上的内容不需要变化时，也需要看一下并最终确认，往往我们以为的，并不是我们以为的。
2.遇到和数字的关的，让机器代你计算
在制作表格时常需要输入一些数字，当录入合同或是发票时会涉及到金额的问题。我的经验是运用Excel表格去做计算，前提是保证第一次输入的信息是对的。
因为关于数字的加总，即使我们使用计算器去计算，在按键的时候也难免会按错，特别是需要加总的数字很多时。但是Excel是不会算错的，我们可以放心用。
3.一定要复核，最好请别人复核
一份文件做完了，首先自己要按顺序逐一复核，保证不重复不遗漏。我建议重要的文件在发出或是确认之前，最好让别人帮你复核一遍，因为有些错误只有别人能看到，自己是看不到的。就好像“不识庐山真面目，只缘身在此山中”般的感觉。
4.把常用的文件或是数据存成一个模板
使用频率高的文件存成一个模板，把平时需要特别注意的地方标注出来，我通常都会用Work或是Excel保存，把易错处标红。这样在用这个文件的时候，就可以减少制单的流程，那些被标注的地方也不容易出错。
5.自我激励
给自己定一个小目标，连续21天不因为粗心而犯错就可以奖励给自己一个奖品，每次犯错了就要重新计21天。如果一周内三次出错，就要惩罚自己，拿出100块钱请办公室同事喝咖啡，或是其它方式。使用这种方式会
让自己自觉主动地仔细起来。
6.把自己容易犯错的地方记录下来
把自己常犯的错误记录在案，一条一条罗列清楚，做一张清单。每做一份文件时都拿着这张清单去核对，每犯一个错误就记录一条，每改掉一个错误就划掉一条。
7.把需要仔细处理的工作单独利用整块时间去做
我们在一天之中需要处理各类工作，而这类录入制单性的工作，是需要专心程度比较高的，最好不要被打扰的。所以这类工作要利用整块时间去做，中间不要穿插其它事情，也尽量选择不被人打扰，头脑清醒的时间去做。这样出错的机率更低一些。
以上几点小经验虽然都很简单，不过真的可以大大降低出错的机率，提高工作效率，小伙伴们赶快用起来吧！