通过外贸英语函电的实训，让我了解并熟悉外贸进出口业务的关键步骤，重点掌握外贸业务信函的撰写要点，初步做到能再一般情况下写出内容确切、表达得体、符合规范、语句通顺、没有语法错误的信函，了解外贸业务过程中的相关术语，包括交易条件和环境。了解业务信函的趋向，并学习电传、传真、邮件的有关知识及写法 。
一、商务信函的格式和组成部分
除了简单书信格式和功能书信格式以外，商业书信通常由下列几个成分组成：
1. Letterhead 信头
就是信纸最上方的关于一个公司的名字和地址。
2. Dateline 日期
写信的日期。
3. Inside Address 信内地址
信内地址是收信人的地址，包括对方公司的名字和地址。
4. Salutation 称呼语
可以是 Dear Sir(s)，Ladies andGentlemen，如果知道对方的姓名则要写对方的姓（Mr/Mrs xxx）。具体要因情况而异。
5. Body of the Letter 正文
此处就是你写信的意图和想要达成的目的了。注意商务书信要尽量简洁、直接，以免含混不清、造成误会。
6. Signature Block 签名栏
先要写上一些Complimentary Close （信尾客套语），如：Yoursfaithfully, Yours truly 等等。
Hand-Written Signature and SignatureIdentification 手写体签名和签名
签名部分包括手写体签名和印刷体签名，手写签名要在印刷的签名的上面。
二、函电书写基本原则
1、Courtesy 礼貌语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。
例如： We have received with many thanks your letter of 20May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a specialoffer which we have made in it. You will be particularly interestedin a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which yourequested in your letter of 20 May.
2、Consideration体谅
写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。
例如： "You earn 2 percent discount when you pay cash. Wewill send you the brochure next month. "就比 "We allow 2 percent discount for cash payment. Wewon't be able to send you the brochure this month." 要好。
3、Completeness完整
一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。
4、Clarity 清楚意思表达明确，要注意：
（1）避免用词错误：例如：As to the steamers sailing from Hong Kongto San Francisco,we have bimonthly direct services. 此处bimonthly 有歧义：可以是 twice a month 或者 once two month.故读信者就迷惑了，可以改写为： 1.We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco. 2.Wehave semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco. 3.We have adirect sailing from Hong Kong to San Francisco.
（2）注意词语所放的位置：
例如： . We shall be able to supply 10cases of the item only. 前者则有两种商品以上的含义。
（3）注意句子的结构：
例如： We sent you 5 samples yesterday of the goods which yourequested in your letter of May 20 by air. We sent you, by air, 5samples of the goods which you requested in your letter of May 20.
5、Conciseness简洁
（1）避免废话连篇：
例如： .We wish to acknowledge receipt of yourletter...可改为：We appreciate your letter... .Enclosedherewith please find two copies of...可改为: We enclose two copies of...
（2）避免不必要的重复：
（3）短句、单词的运用： Enclosed herewith----->enclosed at thistime----->now due to the fact that----->because a draft in the amount of$1000----->a draft for $1000
6、Concreteness具体
7、Correctness正确
三、建立业务联系
在国际商务交往中，建立业务关系是交易开始和扩展的基础。建立业务关系一般经由以下几个渠道：国内外商会和贸易促进会，大使馆、领事馆、商务参赞处，海外客户、公开发行的行业名录，市场调研，商务交易会或展览会，银行，贸易代表团体的互访，市场代表自我介绍。
基本写作原则
1. 告之对方自己如何熟悉其地址和业务范围，并表示原意与对方建立业务关系； 2. 向对方自我介绍（企业性质、业务状况、经营范围及信誉声望等）； 3. 寄出或索取样品、价格单和其他可供参考的资料；
4. 以礼节性的语言结束，表明希望彼此合作，发展互惠贸易关系及期待对方答复。 拟订有关建立业务关系信函时，礼貌、得体、简洁、朴实地将写信人的意图清楚、完整地告之对方是关键的。其语言风格为开门见山，简明扼要，切忌拖泥带水，避免使用冷僻的词汇或难懂的专门用语。
四、询盘
告知对方从何种渠道得知
Your name has been given us by the Chamberof
Commerce/ the Embassy/ the bank in )（我们Commerce/ the… Embassy/the… bank in….我们从在……地方的商会/从……使馆/从……银行获悉你方名称。
Your firm has been recommended to us byBayer AG, with whom we have done business for many years. 多年来与我们有业务联系的拜尔股份公司将贵公司推荐给我们。
Messrs…of … have given me your name as soleagents for…在……的……公司向我们介绍了作为……独家代理的贵公司的名称。
（2）直截了当地说明想要购买的
We are considering the purchase of…我们打算购买……。
We are interested in importing snookertables but we need to have further details of the costs before making a finaldecision. 我们有兴趣进口台球桌，但在最后决定之前需要进一步了解有关价格的详细情况。
We are regular buyers of men’s knitwear. 我们是购买男用针织品的老客户。
（3）请求对
Will you please send us your illustrate/latest catalogue and price-list. 请您寄给我们带插图的/最新的产品目录和价格表。
We should like to receive a copy of yourlatest catalogue and full details of your export prices and terms of payment,together with samples. 我们非常希望获得贵公司的最新产品目录和有关出口价格、付款条件以及样品的详细材料。
Kindly let me have a description of yourelectric hedge trimmers. 请贵方寄来电动修剪机的说明书。
（4）强调对方所报方所报价格应合理和
If your quotation is really competitive, …如果你方报价具有竞争力，……
Provided prices are right. 前提是价格便宜。
If your products and terms comparefavorably with those of other suppliers, we shall send you an order. 如果贵公司的产品及条件与其他供货商相比有优势，（如果贵公司的产品及条件与其他供货商相比有优势，我方就会下订单。
五、合同
商务合同是在商务活动中签署的具有法律地位的法律文件，其在措辞上使用严谨准确的表达，以体现法律语言的严谨性；在行文上采用平铺直叙的方法陈述事理，以明确合同双方的权利义务。英文合同的词汇具有准确、严谨、正式、庄重、保守及规范等特点，具体体现在正式的书卷词语、专业词语、古体词语、外来词、同义词并列、模糊限制词的运用以及具有特定含义的常用词的使用。合同语言的语法特点是从句叠出，定语从句、状语从句广泛使用，状语位置常常出现在主句内部或从句的内部以保证法律语言的严密和清晰。合同语言将各种从属关系分句交织合并成一个冗长而独立的复合句，不使用省略句，不使用感叹句，很少使用简单句。合同语言的篇章特点是结构规范、条理清晰，采用法律文书的通用句子模式。
此外，我还在实训中详细地学习其它方面如付款，包装等的函电书信，学习到了好多东西。实训是工作前的准备工作，外贸行业是一个具有挑战性的职业，外贸交易的复杂性和多样性决定了工作对人才素质高低的要求比较严格。上完实训课之后，对于自身知识水平的局限性有了较充分的了解，在以后的学习及工作中，要不断的提高自身的知识水平和身体素质，逐步的向综合型人员发展，来适应21世纪对人才的需求。总而言之，虽然这次实训时间短暂，但对于我而言依然是受益匪浅，让我的课本知识再度升华，从感性认识上升为理性认识了。
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