各种写信、信封、通知、寻人启事格式如下:
1 . 写信的格式如下:
“尊敬的XX:”或“亲爱的XX:” (顶格写,别忘了冒号)
(空二格)先向对方问好 ,长辈的话:“您好!”;平辈的话“你好!” 熟稔的话:“好久不见了!”之类的
正文 ,每段段首要空两格,标点符号记得占一格,若是标点符号刚好赶在一行的结尾,就不要单起一行写标点符号了,直接将它放在这行的结尾处即可。
结尾格式:一般性的祝词“此致”“敬礼”,格式是另起一行空两格写“此致”,“敬礼”下一行顶格写。给长者的信往往写“祝您健康长寿”,给朋友写“祝工作顺利”,给晚辈写“祝你学习进步”。
写信人署名 (靠右), 写信日期(靠右)
2 . 信封的格式如下:
左上角填写收信人邮政编码
右上角贴上邮票
收信地址依次从大到小写在第一行
收信人姓名写在第二行中间 如:张三(收)
寄信人地址写在最后一行
寄信人邮编写在右下角
3 . 通知的格式
①通知的标题
通知的标题一般采用公文标题的常规写法,由发文机关+主要内容+文种组成。如《中共中央办公厅、国务院办公厅关于严禁用公费变相出国(境)旅游的通知》。
也可以省略发文机关,由主要内容+文种组成标题。如《关于印发〈规范国有土地租赁若干意见〉的通知》(国土资发〔1999〕222号)。
发布规章的通知,所发布的规章名称要出现在标题的主要内容部分,并使用书名号。
批转和转发文件的公文,所转发的文件内容要出现在标题中,但不一定使用书名号。如《国务院办公厅转发教育部等部门关于进一步加快高等学校后勤社会化改革意见的通知》。
②通知的主送机关
通知的发文对象比较广泛,因此,主送机关较多,要注意主送机关排列的规范性。如人事部《关于解除国家公务员行政处分有关问题的通知》的主送机关:
各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局)、监察厅(局);国务院各部委、各直属机构人事(干部)部门、监察局(室):
由于级别、各称不同,主送机关的称法和排列非常复杂,这个序列显然是经过深思熟虑后确定下来的。
③通知缘由
发布指示、安排工作的通知,这部分的写法跟决定、指示很接近,主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。
晓谕性的通知,也可参照上述写法。如《国务院关于更改新华通讯社香港分社、澳门分社名称问题的通知》,采用了根据与目的相结合的开头方式;《国务院办公厅关于成立国家信息工作领导小组的通知》,采用的是以“为了”领起的“目的式”开头方式。
批转、转发文件的通知,根据情况,可以在开头表述通知缘由,但多数以直接表达转发对象和转发决定为开头,无需说明缘由。
发布规章的通知,多数情况下篇段合一,无明显的开头部分,一般也不交代缘由。
④通知事项
这是通知的主体部分,所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等,都在这一部分中有条理地组织表达。内容复杂的需要分条列款。
晓谕性通知,有时需要列出新成立的组织的成员名单,以及改变名称或隶属关系之后职权的变动等。
⑤执行要求
发布指示、安排工作的通知,可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要,可以没有这一部分。
其它篇幅短小的通知,一般不需有专门的结尾部分。
5 . 寻人(物)启示的格式
寻人(物)启示一般没有太大的格式要求,但是还是需要注意一下几点:
①形式灵活简单
商业启事形式灵活,既可以利用媒体发布,也可以自行发布;既可以装入信封邮寄,也可以直接递交;具有一定条件的可以使用高级铜版纸、烫金印制,一般的也可以使用普通复印纸;纸张的大小可根据内容的多少确定,只要不显小气、俗气即可。
②内容简洁明晰
一个商业启事一般只说明一件事,内容简明扼要,文字精炼,语言应讲究简短有力,准确清晰,使社会公众一听或一看就能完全明白所启之事。
③传播效果良好
商业启事可以利用多种传播媒体,在一切可能的范围,在最短的时间内,最大限度地将所启之事告之于社会公众。而本身形式灵活简单、内容简洁明晰,使社会不同层次的公众普遍乐于接受。