一、询价准备
1、在受理采购单位委托的采购项目后,要对采购单位提出的采购项目计划和采购方案,从资金、技术、生产、市场等几个方面进行全方位综合分析,为确定科学的采购方案和完整的采购项目清单做好准备。
2、制定采购方案,确定采购项目清单对经分析、论证后的采购方案,集中采购机构要会同采购单位及有关方面的专家对采购项目进行论证和可行性分析,制定最终的采购方案,确定最后的采购项目清单,明确有关技术要求和商务要求。
3、编写询价书集中采购机构要结合项目特点,根据对项目的分析、论证情况和采购项目清单及有关技术要求编制询价书。询价书的确认询价书编制完成后,须送采购单位审核确认,经采购单位法定代表人或授权委托人签字并加盖公章后,方可正式印制。
二、询价
1 、询价时间告知市招标办、资金管理部门等有关部门,递交报价函。
2、询价准备会。在询价之前召集询价小组召开询价预备会,确定询价组长,宣布询价步骤,强调询价工作纪律,介绍总体目标、工作安排、分工、询价文件、确定成交供应商的方法和标准。
3 、询价。询价小组所有成员集中开启供应商的报价函,作报价记录并签名确认,根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则,按照询价文件所列的确定成交供应商的方法和标准,确定一至二名成交候选人并排列顺序。
4 、询价报告。询价小组必须写出完整的询价报告,经所有询价小组成员及监督员签字后,方为有效。
三、确定成交人
1 、采购人根据询价小组的书面谈判报告和推荐的成交候选人的排列顺序确定成交人。
2 、成交通知。成交人确定后,由采购人向成交人发出《成交通知书》,同时将成交结果通知所有未成交的供应商。询价小组应于询价活动结束后二十日内,就询价小组组成、采购过程、采购结果等有关情况,编写采购报告。