单位查合同习惯找财务查,这是对的吗？

Question

单位有档案室，但只要想些合同数据就往财务室要

Answer 1

一般合同由合同管理部门管理，大部分单位这块都是办公室或综合部去做，合同签订部门也会保留一份，涉及付款交财务一份。但很多小公司没有单独设置合同管理部门，而签订部门管理也比较混乱，或者多个部门对外签署合同，需要找合同无从下手。财务一是只要涉及有付款肯定需要合同，另外财务能从账簿中查找到凭证号，能更快的找到合同。因此，很多领导出于工作方便和对财务的信任找财务来查合同。这个不能说是对与不对，在不影响财务部正常工作的情况下配合下也无可厚非，如果严重影响财务日常工作量则需要向领导提出来，通过协商解决。

Answer 2

我们提倡权、责、利的统一。这是内部控制的内在要求，也是做事儿的一个规矩。验证发票真伪，目的是保证会计记录（凭证）的真实性，这是利的方面，是和财务部息息相关的。所以，理论上，确实应当由财务部会计人员验证后，在发票上加盖验证章。若财务部不做，采购部做也未尝不可，但是要明确，出了问题，不应当是采购部的责任，财务部应该背。
补充下，采购发票的真伪问题，反面考虑下，比如说，财务发现了假发票，那么采购部应该承担第一性责任；如果假发票没有没财务部发现，而在后面被审计或者税务发现了，采购部承担第一性责任，财务部承担第二性责任。毕竟发票来源是采购取得的，采购部有责任保证它对接的供应商是没问题的，采购人员应该忠于职守不去取得假发票。
采购部取得发票，又自己验证发票真伪，这两个行为本身是不相容职务。也就是，即使是从税局网站上打印出验证回执，那么如果采购人员自己PS一下篡改了呢，财务部能发现吗？很难发现的。
所以，还是应该是财务部的职责。只是可能考虑到采购部PS发票验证回执的可能性小，发票多财务部人手有限等因素，综合权衡后由采购部来验证发票，这种做法，是权衡风险后采取的措施，不意味着采购部验证发票是一种应然的、天然的工作职责。

Answer 3

可能是因为财务对数据比较敏感吧。而且现代财务也不仅仅是核算职能了，更多的是在企业管理过程中将财务与其他模块相融合，更好的规避企业风险。