公司合同存档办法

Question

公司各项合作性合同太多，小女才疏学浅，不知如何整理得井井有条。谁有办法让老板向我要某份合同时我能尽快拿出来呢？

Answer 1

　　可以按照合同编号，合同类别进行存档。
第三十九条 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。
　　第四十条 业务部门、财务部门应当根据所立合同台帐，按公司的要求，定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况，由法律顾问据此统计合同订立和履行的情况，并向总经理汇报。
　　第四十一条 各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理，由法律顾问确认后交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。
　　第四十二条 公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入公司对员工和部门的工作成绩考核范围。

Answer 2

我们单位对合同管理主要分双轨制管理，对纸质合同，根据项目名称，时间来划分为短期，中期，长期，归档到指定档案盒，柜，然后同时对纸质合同有条件的选择电子化扫描，扫描后形成电子件，同样根据上述条件进行对应的电子文件夹目录创建，这样就形成了双轨制管理，对于形成的电子合同扫描件档案，我们录入到最新采购的格文档案管理系统中去，这样就可以通过电子档案的存储，查询，更加快捷的实现合同档案的存档管理和利用，又能保障纸质原件的不被磨损，效果挺好的。