如何组织大型学术会议
会议主题
参考以下因素，重要程度依次降低：
公司年度计划确定核心推广主题，要做出选择；
省级会议则参考区域内特点，开发为主还是上量为主，普遍存在的问题是什么？本次会议希望达到的目的是什么？
时间约定
会议时间的确定取决于：
1、核心专家时间安排；
2、公司具体计划；
3、了解相关大型会议或知名企业（直接竞争对手）时间，避免冲突。
一般，以邀请的最大牌专家（全国、省级专家）时间为最重要参考因素，因为大牌不到，会议质量会大打折扣。
大牌专家时间预约应在计划的前三个月开始初步预约，经过初步预约后，在会议正式时间前一个月约定准确时间。。
专家约定
一级专家前面已说，不再赘述。
二级专家时间约定一般在会议开始前1~2个月开始预约，一定要尽可能大面积的预约，避免某位专家临时有事，耽误会议。原则上如果想邀请2位二级专家授课的话，至少提前预约3位（专家邀请人数=正式会议专家*1.5）。
在会议正式时间确定后，第一时间和二级专家正式约定、敲死。
邀请与会人员
明确目的：明确本次会议目的是需要分几个层级的，市场部层面、办事处层面、地区主管层面、
医药代表层面要进行有机结合，不能断裂。
提供有效拜访机会：会议本身为销售人员提供了难得的有效拜访机会，拜访理由可以分解为会前和会后。
会前理由：第一次通知与会人员我司准备在大概某月开学术会；第二次通知与会人员我司准备在某月开学术会；第三次通知与会人员我司准备在某天开学术会；请与会人员提出会议上想解决的问题；送
邀请函；确定具体行程，代购车票、机票等。
会后理由：询问会议满意度，是否还有遗留问题需要解决；送会议通讯录、集体照片等。
会议预算
吃：
住：
行：与会人员往返交通、包车集体交通费
专家：全国级别、省级别分别考虑
礼品：1）人数*1.2=预备礼品份数；2）会议期间讨论用礼品10~20份
物料：条幅、
易拉宝、茶歇
内部筹备
会议地点：要有一定的吸引力，确保会议出席人数。
会议时间：避开国内或省内竞争关系的大型会议，尤其是官方主办的会议。
会议日程
内部分工：非常重要，没有明确的分工，会议注定要出问题。
内部筹备时间表：分工明确后，一定要指定时间表，尤其是需要一定时间才能完成的准备工作，一定要制定时间表。
联谊项目：根据会议时间安排，是否需要安排一些联谊节目。如果需要，一定要提前准备甚至彩排。
专家资料：1）专家介绍；2）名牌制作；3）会议PPT内容沟通、确定；
会前准备——会前1~2天
行程表：核对各自客户的往返行程，并汇总到组委会，编制统一的行程表。如有突然改变，销售人员一定要提前通知组委会。
会议用餐：最终落实、敲定，一般由组委会组长负责本项工作。
客户住宿：专人负责初步编制客户住宿计划表，报到时由此专人统一安排住宿以及和住宿宾馆协调有关住宿问题。
水果、小提示物：用于放置到客户房间食用和提示会议、产品、企业的准备。
会场布置：1）接线板、桌椅、水、笔记本、笔摆放、胶带、剪刀、裁纸刀、名片；2）
投影仪调试；3）音响调试；4）会议室灯光熟悉；5）主席台布置，主席、专家“名牌”布置；6）背景板、条幅悬挂、易拉宝布置、徽标布置。
会议进行
所有与会人员入座
公司人员隆重介绍大会主席（详细、重点突出）
主席介绍第一位演讲嘉宾及题目
主席点评、参会与会人员提问
主席介绍第二位演讲嘉宾及题目；主席点评、参会与会人员提问。提前一定准备好托！
。。。。。。
会议结束，公司人员宣布晚餐时间及餐后活动
用餐
提前考察餐厅环境
约定用餐标准
协议自备酒水、饮料
祝酒、用餐开始、分别敬酒
如果需要，用餐后活动介绍和时间通知
注意：1）主席、演讲嘉宾最好坐在一桌，但是菜品不宜特殊化，免得其他客户反感。2）销售人员分别陪同自己客户用餐，兼顾同桌其他客户。
娱乐
抽奖：会议期间或用餐期间可以做抽奖活动，抽奖礼品视预算而定一般是一二三等奖金额在20、50、100元左右。
晚会：销售团队预先准备小游戏和对应道具，如果团队内有特殊才能者，也可表演一些节目。重要的原则是一定要让医生参与进来，并留下深刻印象。
会议结束
根据客户不同返程时间，安排送站。
陪同前来的销售人员无特殊情况，应陪同自己客户返程。返程中就会议过程中的内容和客户进行讨论，反复加深客户的产品、公司的认知。
办事处经理短信感谢客户参会，并祝返程愉快。
会后跟进
重要性：会后跟进工作好坏决定了会议的整体效果，需要绝对重视！
如何跟进？
询问客户对会议印象如何？是否有对会议组织提出改进的意见？有没有会议上没有解决的疑问，需要我们协助解决？
送会议上讲的课件
送参会医生的通讯录
送集体合影照片
对疑问的回复等