3.3.1 信息搜集的含义
信息搜集是指根据特定目的和要求，将分散在不同时空域的相关信息查找出来并积累起来的过程。
在人类社会活动和经济活动中，存在着大量的零散、无序的信息。要使这些信息成为一种资源，并发挥这些信息的作用，就需要对信息进行再开发，即进行信息搜集、检索、加工、整理和分析，使其成为符合社会经济活动需要的信息产品。
信息搜集是根据信息需求而进行的信息管理活动，是信息管理过程的起点，是使信息得以充分开发和利用的前提和基础。如果没有信息搜集，信息产品开发就成了“无米之炊”，信息管理工作的其他活动就无法进行。没有及时、先进、可靠的信息搜集工作，所开发信息的质量就无法保障。因此，信息搜集是整个信息管理工作过程的最关键环节。
3.3.2 信息搜集的原则
在信息搜集阶段，最需要关注的问题是所搜集的信息质量，要保证信息质量需要遵循以下原则：
（1）针对性原则。由于社会信息数量庞大且内容繁杂，而信息需求是特定的，因此，信息搜集一定要有针对性，要根据信息用户的实际需要出发，有目的、有重点、有选择地搜集符合用户要求的信息。例如，本科生打算报考研究生，需要了解全国有关信息管理专业研究生招生情况。根据用户的信息需求，需要针对全国各大学招收信息管理专业研究生情况信息进行搜集工作。
（2）及时性原则。信息的一个重要特性之一就是时效性。过时的信息一方面会降低或丧失信息的价值；另一方面还可能会造成工作上的损失。
（3）真实性原则。在信息管理活动中，进行信息的加工和处理，并根据加工的信息进行各种决策，需要的是真实可靠的信息。例如，在战争中的情报信息不真实，可能会使整个战争失败；企业搜集的市场信息不真实，可能会让整个企业战略定位不准确，可能会造成企业的破产。
（4）系统性原则。针对企业而言，要进行战略规划，需要搜集有关企业战略的全方位信息，不能是片面的、零碎的信息。这样才能把握全局，制定出适合企业的战略规划。
（5）预见性原则。信息搜集工作既要立足于现实需要，满足当前需求，又要有一定的超前性，考虑到未来的发展。
（6）计划性原则。信息搜集是一种有组织、有目的的活动，要求具有计划性。在制定信息搜集计划时，要详细列明目的、范围、方法、内容以及人员配备、时间限定和经费预算。既要考虑当前需要，又要照顾未来的发展；既要广辟信息来源，又要保持计划的动态性，以方便信息搜集人员根据情况变化，适时对搜集计划作出调整和修改，使计划尽可能符合客观实际。
3.3.3 信息搜集的程序
信息需求是多种多样的，涉及各个行业，涉及社会的不同阶层，具体的信息搜集步骤和程序也有所不同。信息搜集的一般程序如下：
（1）确定搜集方针。首先通过分析用户的信息需求，研究用户信息需求的目的、内容、时间和范围。其次要根据信息用户的任务和未来发展，研究信息环境，明确服务对象，在考虑人财物等条件的情况下，确立分工协作、合理布局、资源共享等的指导方针。
（2）制订搜集计划。搜集计划是搜集方针在一段时期内的具体实施方案。制订搜集计划时，应考虑以下几点：一是信息搜集的便利性；二是信息要能综合利用；三是尽量节约经费。
（3）明确搜集对象。信息搜集的对象既可以是信息的产生地，也可以是信息的发送者。因此，同一方面的信息经常可以从不同对象那里去获取。确定搜集对象，要根据信息需求的要求、目的以及信息搜集的条件等因素综合考虑。
（4）实施信息搜集。信息搜集人员要按照事先制订的计划进行具体的搜集。在搜集过程中，一要注意发现问题，寻找原因，追踪搜集；二要在进行调查时，注重搜集、利用间接资料，以保证某一问题信息的全面性和系统性；三要对搜集的信息进行初步分析，分类排序，以便把搜集工作引向深入，避免搜集中可能发生的遗漏。
（5）反馈用户信息。这是信息搜集的最后一步，也是信息搜集工作的具体成果。它要求信息搜集人员将所获得的信息整理出来，提供给用户使用，并根据用户的反馈意见，进行补充搜集，改进工作，以便进一步提高信息搜集工作的质量和水平。
3.3.4 信息搜集的方法
针对不同的信息类型，可用不同的信息搜集方法。一般来讲，信息可分为两种类型。一种是在现实世界中零散存放，没有被系统组织成结构明确的信息的数据。它处于广大的社会、市场以及人群中，称为“一手信息”；另一种是在结构化、编码化完整明确的信息中搜集到的信息，称为“二手信息”。针对一手信息，采取信息调查的方式进行搜集，而对二手信息，则要用信息检索的方式进行搜集。
3.3.4.1 信息调查
信息调查方法主要有直接观察法、问卷调查法、访谈调查法和网络调查法。
（1）直接观察法。直接观察法是指在信息源现场，信息搜集人员凭借本人的感觉器官和思维，以及借助于一定的设备客观地记录信息源产生信息的行为。
（2）问卷调查法。问卷调查法是调查者运用统一设计的问卷向被调查者了解情况或征询意见的方法。问卷调查法一般包括以下几个步骤：如问卷设计、选取样本、实施调查等。最后，对回收的问卷进行统计分析，就可以得出调查结论。
（3）访谈调查法。访谈调查法也称为访问法或访谈法，即通过口头交谈等方式向被访问者了解有关事实情况的方法。这类方法通过信息搜集人员与被采访者直接接触来实施，可以达到双向沟通，澄清问题的效果，便于对有关问题进行深入探讨，也便于控制信息搜集的环境，提高信息搜集的针对性和可靠性。但由于费用较高，且受访谈人员的素质和水平影响较大，因而不适合大规模开展。
（4）网络调查法。网络调查法是指利用互联网进行社会调查，搜集信息的方法。网络调查法的种类很多，按使用的技术手段，可分为电子邮件（E-mail）网络调查、网页（Web）方式的网络调查；按调查取样方法，可分为开放式网络调查、筛选式网络调查、征募式网络调查；根据是否给予被调查者酬劳，可分为非付费网络调查、抽奖式网络调查。网络调查法现在已经成为一种主要的获取信息的方法。
3.3.4.2 信息检索
信息检索是通过某种查询机制从检索工具或检索系统中查找出用户所需的特定信息或获取其线索的过程。信息检索主要是针对二手信息进行的，二手信息都是经过了组织与存储的信息，也是经过了精心选择、加工和处理的信息。
（1）信息检索的类型。根据不同的标准，信息检索可分为不同的类型。①按检索对象的内容分，信息检索可分为文献检索、数据检索和事实检索。文献检索是以文献作为检索对象，查找含有用户所需信息内容的文献的过程；数据检索是根据需要查找出可回答某一具体问题的数据的检索过程；事实检索是对事物的指示性描述或某事件发生的时间、地点以及经过等情况进行检索的过程。②按检索手段来分，信息检索可分为手工信息检索和机器辅助检索。手工信息检索可以根据信息是否有序，分为有序手工信息检索和无序手工信息检索；机器辅助检索按检索时所使用的机器类型不同，可分为机械检索、计算机信息检索。③按检索的组织方式分，信息检索可分为全文检索、超文本检索和超媒体检索。全文检索是将存储于检索数据库中整本书、整篇文章中的特定内容查找出来的检索；超文本检索是对每个结点中所存信息以及信息链构成的网络中信息的检索，它强调中心结点之间的语义连接结构，靠系统提供的复杂工具进行图示穿行和结点展示，提供浏览式查询，可以进行跨库检索；超媒体检索是对存储的文本、图像、声音等多种媒体信息的检索，与超文本检索一样，可以提供浏览式查询和跨库检索。
（2）信息检索的程序。信息检索的程序主要包括：
确定信息检索的范围。信息检索的范围是指检索信息内容的幅度，是指信息检索对象边界的界定。
选择检索工具的类型。信息检索的工具主要分为目录、索引和文摘、计算机搜索引擎等类型。就一般情况而言，当需要检索的信息内容十分清楚时，可以选用目录这种检索工具；如果只确定了检索信息的一个大概范围，而具体内容心中无数时，则可选用索引、计算机搜索引擎等检索工具；如果只需要获取一些信息的主要内容和重要数据，则可采用文摘这种检索工具，有时根据需要也可以目录、索引和文摘并用。
选定信息检索途径。信息检索总是根据信息的某种特征（如某些可以表示信息特点的关键字）来查找索取信息资源的，这些特征被称为信息检索的途径。主要有分类途径、主题途径、信息名称途径、信息提供者途径、序号途径等，检索时可以根据需要选择。如果检索途径不当，往往会造成漏检和误检，同时会影响信息检索的结果。
实施信息查找。实施信息查找是检索的实质性阶段。在信息查找过程中，如果是手工检索，可依据标识符号来查找；如果是机器检索，可依据目录、索引及文件名称或主题词等查寻所需信息资料。
调取信息资料。调取信息资料是指把信息资料调取出来，或为信息需求者提供复印及打印服务，或将信息资料直接供需求者使用。
（3）信息检索的方法。信息检索的方法多种多样，分别适用于不同的检索目的和检索要求，常用的信息检索方法有常规检索法、回溯检索法和循环检索法：
常规检索法又称为工具检索法，它是以主题、分类、作者等为检索线索，利用检索工具获取信息的方法。使用此方法首先要明确检索目的和检索范围，熟悉主要的检索工具。根据检索要求，常规检索法又分为顺查法、倒查法和抽查法。①顺查法是一种根据检索课题的起始年代，利用选定的检索工具，按照从旧到新、由远及近、由过去到现在的顺序逐年查找，直至满足课题要求为止的查检方法。这是一种较为传统的检索方法。它的优点是：漏检较少、查全率高、查准率也较高，这种方法适用于围绕某一主题普查一定时期内的全部文献信息；缺点是检索的工作量最大，费时，费力，多在缺少评述文献时采取。②倒查法与顺查法相反，是按照由新到旧、由近及远、由现在到过去的逆时序逐年前推查找，直至满足课题要求为止的查检方法。这种方法多用于新课题、新观点、新理论、新技术的检索，其检索的重点在近期信息上，是要获取某学科或研究课题最新或最近一段时间内所发表的文献或研究进展情况。这种方法的优点是省时间，信息较新颖，但缺点是查全率不高。③抽查法是一种利用检索工具进行重点抽查检索的方法。它是针对某学科的发展重点和发展阶段，拟出一定时间范围，进行逐年检索的一种方法。使用这种方法，检索效果和检索效率较高，但漏检的可能性较大。使用该方法时要求必须熟悉学科的发展特点。
回溯检索法。回溯检索法又称为追溯法、引证法，是一种跟踪查找的方法，即以文献后面所附的参考文献为线索，逐一追溯查找相关文献的方法。该方法获得的文献针对性强，数量较多，在没有检索工具或检索工具不齐备的情况下使用，能够获得一些所需的文献资料，缺点是查全率往往不高，获取的文献较陈旧。美国科学情报所的《科学引文索引》、《社会科学引文索引》和中国科学院情报中心的《中国科学引文索引》等都是回溯检索的有力工具。
循环检索法。循环检索法又称为交替法、分段法，即交替使用回溯法和常规法来进行文献检索的综合检索方法。检索时，先使用常规法，查找出一批文献信息，然后选择出针对性较强的文献，再按其后所附的参考文献回溯查找，不断扩大检索线索，循环下去，直至满足检索要求为止。该方法兼有常规法和回溯法的优点，可得到较高的查全率和查准率，尤其适用于那些过去年代内文献较少的课题。
（4）信息检索效果评价。信息检索效果是信息检索服务的效率和结果，包括技术效果和社会经济效果。技术效果是指信息检索系统的性能和服务质量，以及系统在满足用户信息需求时所达到的程度。社会经济效果是检索系统通过满足用户信息需求所产生的社会效益和经济效益。这两者之间是互相联系的统一体。不同的检索工具和方法，其评价检索效果的标准也有一定的差别。对传统的信息检索系统的评价而言，其评价的主要指标包括信息收录范围、查全率、查准率、响应时间、输出方式、新颖率、用户友好程度等方面。