第1个回答 2010-09-14
采购订单就其样式和在公司内的传递路线而言各不相同。不过，任何实用的采购订单所必备的要素有：序列编号、发单日期、接受订单的供应商的名称和地址、所需物品的数量和描述、发货日期、运输要求、价格、支付条款，以及对订单有约束的各种条件。
这些约束采购方和供应商之间关系的条件极为重要，至于什么应该包括到合同中而什么又是不必要的，则要通过磋商决定。实际上，在某个公司的采购订单中包括哪些条款常常由多年采购经验决定。订单中的条款项目一般包括如下方面：
①包括那些当侵犯了别人的专利时，保护采购方不受诉讼连带责任的条款。
②包括有关价格的条款。例如，“如果订单中没有指明价格，那么，在我方没有接到通知并对其表示接受的情况下，所购物料的价格不应高于上次支付的价格”。
③包括明确指出不允许就装箱和运输进行收费的条款。
④明确规定货物的接受取决于对其进行的质量检测的结果。
⑤指明拒收货物后，如果购买方再次采购会重新发出订单。
⑥详细描述质量要求以及质量保障、控制的方法。
⑦如果所发货物在订单指定日期没有到达，允许取消订单。
⑧指明采购方拒绝支付汇票给供应商的几种情况。
⑨有些条款涉及货物数量，即关于实际装运数量多于或少于所定货物时如何处理。
在某些行业中，很难控制一次生产产出的数量（例如印刷业）。这时，产量在一定限度内的超量和不足都可以接受。
⑩涉及对公司有特殊利害关系的事件的条款，例如有关仲裁和制造部件时所需工具的处理等问题的条款。
个别公司在采购订单一式几份方面以及如何处理这些不同副本方面各不相同，典型情况下，采购订单的传递路径如下：原件发往供应商，有时随单附一份副本以便供应商返回作为其接受合同的证明。
一份副本归入顺序编号的采购订单卷宗中由采购部门保管，另一副本则由供应商保管。有些公司里，采购部门不保存采购订单的副本，他们把采购订单拍照后，用缩微胶片的形式进行保存。会计部门也会收到一份订单副本以便于处理应付账款。一份副本发往仓储部门，用于该部门为接收物料做准备。如果公司组织结构把收货和仓储两个职能分开处理，收货部门也会收到一份副本。这些副本将按照供应商名称的字母顺序进行归档，并用于记录货物到达后真正收到的数量。如果收到的物料还要经过检验（通常原材料和生产部件就是这样），那么一份副本也要送到检验部门。
尽管采购订单的所有副本在内容上都是相同的，并且是一次同时填写完毕的，但是，这并不意味着它们在形式上也必须一模一样。例如，供应商的接受函上可能包含有其他副本不必列出的表明其接受意见的条款，填出收货方面的各项数据仅仅是收货部门的订单副本的要求；采购部门的订单副本则可能要求列出发货承诺、发票以及运输等方面的条款。由于价格的保密性，一般而言，它不会出现在收货部门的副本上。
实际上，采购订单会以不同的方式加以保存，但关键是在需要这些文件的时候可“轻而易举”地找到它们。目前可能做到的是：所有与一项特殊采购的订单有关的文书应该附在一张订单副本上，如果可能的话，还要将其在某处归档并建立交叉索引，以便需要时可以很快找到。使采购部门最可能受到指责的，莫过于当其收到来自于使用方、生产部门、仓储部门、工程技术部门或会计部门的人员发出的只能在查看过汀单后才能解答的质询时，供应部门的人员却不能及时肯定地对其进行解答。
对于一式两份的采购订单的归档问题，一般一份按采购订单的编号顺序保管；另一份与相关的采购申请和往来信件一起，按照供应商名字的拼音字母顺序加以保管。除此之外，还可以把一份按供应商名字的拼音字母顺序保管，而另一份按应该从供应商那里收到接受函的期限归入期票据记录簿中。如果到期后没有收到供应商发来的接受函，这个结果会记录在这份副本上。然后，采购部门进行跟踪接触以督促供应商发出接受函，同时，将订单上到期日期加以顺延。如果供应商最终接受了订单，到期票据记录簿中的这份副本就应按最后的跟踪接触日期或货运到期日的日期进行归档。
如果对方没有表示接受，那发出的采购订单并不能构成一项合同，通常，供应商接受了订单的各项条件后，要向采购方的采购部门发出所谓的“接受函”，至于什么真正表示双方达成一致并接受发盘的各项条款，基本上是一个法律方面的问题。不过，有时律师所指出的表明接受发盘的一些要素，在另外一些情况下恰恰是一些例外。
另外一个坚持要求对采购订单作出接受确认的原因是：除了任何法律上的原因以外，只有当采购订单被确认接受之后，采购方才能确信在要求的日期供应商将发货。如果发货日期不确定，采购方在进行任何有效行动之前都必须了解一些确切的信息。本回答被网友采纳