机关公文格式设置规范需遵循《党政机关公文格式国家标准》（GB/T9704-2012），结合实际操作制定。以下是具体步骤：
一、办公软件要求
适用于微软OFFICE—WORD文本处理软件。永中OFFICE亦可参考使用。
二、页面设置
1.选择“文件”——“页面设置”，设置页边距：上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。
2.选择“纸张”设置，纸张大小设为“A4”。
3.选择“版式”，将“页眉和页脚”设为“奇偶页不同”，勾选“√”，页脚设为2.5厘米。
4.选择“文档网格”，字体设置“中文字体”为“仿宋”，字号设为“三号”。点击“确定”。
5.进入“文档网格”，设置每行28个字符，每页22行，确保符合国家标准。
三、插入页号
1.选择“插入”——“页码”，设置“位置”为页面底端（页脚），对齐方式为“外侧”。
2.单击“格式”，将数字格式设置为－1－，－2－，－3－显示格式，点击“确定”。再次点击“确定”完成页码设置。
3.双击页码，选中页码和短线，将字号设为“四号”，字体为宋体阿拉伯数字，奇数页右空一个汉字，偶数页左空一个汉字。
四、文号制作
平行文或下行文号：文号为三号仿宋，居中显示，编排于发文机关标识下空二行。
上行文文号：文号为三号仿宋，左空一字；签发人为三号仿宋；签发人姓名为三号楷体，右空一字，编排于标识下空二行。
注：文号需使用六角符号，插入方法为选择“插入”——“符号”——“符号”，找到六角符号后插入。
五、公文正文排版
制作正文内容需遵循国家标准。标题为2号小标宋，居中显示，编排于红色分隔线下空二行。
主送机关为3号仿宋，居左顶格，冒号使用全角方式，位于标题下空一行。
正文为3号仿宋。文种结构层次依次标注：一、（一）1.（1）。
附件为3号仿宋，位于正文下空一行，左空二字，后标全角冒号和附件名称。
发文机关署名为3号仿宋，距正文最后一行3个空行放置，以成文日期为准居中编排。
成文日期为3号仿宋，位于发文机关下方，右空4个字格。
印章位置于成文日期中心，确保端正，下端压在日期上。
六、版记制作
设置表格，列数为1，行数为2。选择“表格”——“插入”——“表格”。
设置表格属性：对齐方式居中，第一行和最后一行下线宽度为1½磅，中间一行下线宽度为½磅。
输入主送单位、抄送单位和印发机关、印发日期，分别位于表格第一行和第二行，使用4号仿宋体字。
七、打印设置
机关公文采用双面印刷，左侧装订。如打印机支持单面打印，操作如下：选择“文件”——“打印”——“打印”，分别设置奇数页和偶数页。
公文首页正文内容通常采用微机“套打”技术输出成文。版面设置是制作各种公文的基础，附有公文格式图解说明。
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