借备用金时，可以记入备用金科目，借：备用金（小李）2万，贷：现金2万。报销时要注意采购属于生产用的材料还是办公用的物品，如果是材料，借：原材料17855，借：现金2145，贷：备用金（小李）20000，如果涉及的进项税的，就把原材料金额扣掉税额，增加借方科目：应交税金-应交增值税-进项税即可。如果是办公用品就把原材料科目改为“管理费用-办公用品”即可，分录的基本结构就是这样，具体看是什么业务性质。
有些企业不设备用金科目，就会使用“其他应收款-个人借款”科目，就把备用金科目改为“其他应收款-个人借款（小李）”就行了。
此类分录有两点把握好就可以了，第一点，借款的时候是货币资金减少，贷方必定是货币资金科目（现金或者银行存款），借方肯定就是备用金或者其他应收款-个人借款科目。第二点，报销时如果退现金的，借方肯定有现金/银行存款，贷方肯定是借款时的分录的借方科目和金额（本题就是备用金2万），差额就记入借方，科目要根据业务性质如原材料、管理费用-办公用品等。
追问如何填制记账凭证呢？假设是食堂财务。
追答食堂的话要区分是生产部门还是非生产部门，生产部门是要计入生产成本的，就是制造费用-福利费，其他部门可以计入管理费用-福利费。
借：管理费用-福利费 17855
现金 2145
贷：备用金 20000