为加强研究会的文件与资料管理，特制定本制度。
立档与管理
1、本会行政和业务档案采取统一管理和部门保管相结合的方式。重要和基础档案由档案管理员管理和保管，其他相关档案由部门管理和保管。
2、研究会工作的通知、请示、报告、规章制度、文件、讲话、领导批文、大会发言材料、会议纪要、汇报材料、记录材料、照片、录音、录象等都属于本会档案管理范围。
3、档案管理员负责研究会的档案管理工作，按规定和研究会领导指示收集研究会的资料与文件。
4、各部门平时要随时整理文件和资料进行立档，按规定和研究会领导指示提交立档的资料和文件；研究会及各部门每年进行一次档案清理工作。
档案管理范围
1、行政档案（档案管理员负责）
研究会的各种文件、会议记录及通知；由研究会的名义出具的请示、报告、函复等文件；
由研究会出具或盖章的行政文件及统计报表；
会领导指示统一归档的其他文件。
2、财务档案（财务室负责）
研究会日常支出财务报销凭证、账目、审批手续及报表；
在国家立项的本会科研课题、横向课题、捐款等合作协议的入帐单据；
预算计划、设备计划等专项工作的审批手续；
年度资料、设备报增报减统计报表；
固定资产统计资料。
3、内部人事档案和会员资料档案（办公室负责）
人事档案包括《应聘人员登记表》与研究会签署的《劳动合同》及其他协议、《员工登记表》身份证和学历证复印件、身体健康状况证明、业绩考核记录等；
会员资料包括：会员通知、证书复印件及其他资质证明，会员名单、联系方式，会员活动安排，发给会员的各种资料等。
4、学术科研档案（学术管理部负责）
项目档案：项目中报表，立项通知、拨款通知；
成果档案：由学术管理部向发送，由专家学者填写返回存档；
社会各界对项目或成果的评价资料；
组织学术会议、讲座：通知、通讯录、论文集、会议纪要、媒体报道、讲演稿及相关资料、相关组织安排等；
参加其他各类学术交流活动的资料；
学术论坛活动资料；
网站运营与建设资料。
5、《中国国情国力》杂志编辑档案（编辑部负责）
收发稿记录；
评审记录；
稿件涉密证明材料；
稿酬发放记录等。
档案利用
1、研究会工作人员可查阅与本人工作相关的非密级档案资料和文件。
2、研究会工作人员查阅密级资料和文件要经主管秘书长同意，不得擅自复制、拍照、转借、摘抄、涂改、折叠或在文件上加注符号，必须复印摘抄的需经研究会主管秘书长批准并办理有关手续。
3、外单位人员因工作需要，应持本单位介绍信，经研究会领导批准同意后，可以查阅文件、档案。
档案销毁
研究会档案每年清理一次，对已经超过保存年限的档案，要及时鉴定、销毁。建立销毁档案登记册，指定专人监销，以防遗失、泄密。
