1、邮件的开头
邮件的开头必须顶格写，如果是给你的上级发邮件，必须使用尊称，例如：尊敬的王总或者直接使用王总就可以；如果是给很多领导发邮件的话则要使用：尊敬各位领导；如果是给同级写邮件则可以直接使用其名字（最好不要使用全名，可以直接使用名，不用姓），例如：健林，化腾即可。可以拉近关系，让人感觉没那么生硬。
2、邮件的正文问候
首先正文的开头要使用问候，如果是给上级发邮件则要使用：您好或者见信好；如果是给同级发邮件可以直接使用：见信好，你好之类的问候。
3、邮件的正文内容
这是写邮件的重中之重，在邮件中一定要把所要传达的事情描述清晰，什么时间，什么事件，要怎么做，都要一一描述清楚，另外重要文字可以加粗加黑，突出显示。
4、邮件的签名
在邮件的最后一定要有签名，显得邮件比较正式，签名里要包括部门、姓名、即时通讯工具号，座机号，手机号，邮箱地址。
5、关于邮件的抄送
发邮件有抄送收件人一栏，你要把与邮件所要表达事件有关的人员的邮箱都要填上，让他们知晓这个事情，另外也要抄送你的上级领导，让他知道你做的工作以及工作进度。
邮件的基本格式包括邮件名称、邮件地址、邮件正文、邮件时间、邮件附件，具体的内容介绍如下：
1、To：此栏填写收件人的邮箱地址。
2、From：此栏显示的是发件人的名称和邮箱地址。
3、Date：此栏自动显示的发件时间
4、“Cc”和“Bcc”，如果发件人让收件人知道该E－mail发送给了哪些人，即：被抄送人，可在Cc后加被抄送人的邮箱，这叫明抄送；如果不想让对方知道此E－mail抄送给谁，则在Bcc（blindcarboncopy）处填写被抄送人的邮箱，这叫暗抄送。
5、主题：主题，即信息的目的或主题。保持你的主题简短，使它更容易找到你的电子邮件。如果某件事重要而紧急，“Urgent”这个词通常会加在主题之前。
6、附件中有文件，照片等附件的名称需要更改为相应的名称，以便收件人能够阅读。
7、电子邮件正文：电子邮件信箱的正文。通常包括：称呼，文本，结尾地址，发件人姓名，联系方式，公司名称。
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注意事项
1、邮件，从头到尾没有分割，没有标点符号，邮件可以提高顾客的阅读困难，容易引起客户的反感，所以在写电子邮件，企业必须注意，根据电子邮件的内容，正确使用标点符号，并使用谨慎，感叹号的标点，否则容易导致过张，不是正式的效果。
2、通常，由于邮件缺乏组织，客户无法快速准确地获取重要信息。客户会认为这类邮件是垃圾邮件，所以你可以不劳而获地写一封清晰的邮件。
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1、To：此栏填写收件人的邮箱地址。
2、From：此栏显示的是发件人的名称和邮箱地址。
3、Date：此栏自动显示的发件时间
4、“Cc”和“Bcc”，如果发件人让收件人知道该E-mail发送给了哪些人，即：被抄送人，可在Cc后加被抄送人的邮箱，这叫明抄送;如果不想让对方知道此E-mail抄送给谁，则在Bcc(blind carbon copy)处填写被抄送人的邮箱，这叫暗抄送。
5、Subject：主题，即该邮件的事由或标题。主题要简要明可以方便查找邮件。如果事情重要且急，通常在主题前加上“Urgent！！！”字样。
6、Attachment：附件，可在附件内放入文件、照片等，且要将附件的名称改为对应的名称以便收件人阅读。
7、Body of the E-mail：电子邮箱的主体。通常包括：称呼、正文、结束客套话、发件人的姓名、联系方式、公司名称。
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范文：
xxx：
谢谢你这么快回信。三十分钟前，我才把第一封电子邮件发给你，现在竟然收到你的回信，真令人难以置信!若是一般的传统邮件，我想我现在还在从邮局回来的途中!
你一直告诉我数字化的好处，现在我终于懂了。能在三十分钟或更短的时间内，和相隔于里外的人互通信件，实在太神奇了。
无论如何，谢谢你的回信，让我知道自己操作无误。就如同你所说的，让我们在网络上保持联系!
xxx
20xx年x月x日
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