如何推进企业电子档案管理

Question

如题所述

Answer 1

　　电子信息技术几乎已经渗透到了企业管理的方方面面，成规模的所有企业都具有自己的信息化管理平台，并随着信息技术的迅速发展，不断升级、更新换代。企业档案管理作为其中的一个功能模块，在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生了本质的变化。人们要积极应对信息化，探索和建立基于信息化的档案管理新理念、新模式和新方法。　　1、企业档案管理信息化的软环境　　随着互联网技术和应用的快速发展，企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP(Enterprise Resource Planning，即企业资源计划)最具代表性。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。　　2、电子档案管理的特点　　信息化条件为档案管理充分发挥作用提供了方便快捷的平台，使用者在自己的电脑终端上，可以直接进行档案信息检索，迅速地查阅相关档案的借阅记录、保密等级，并可以完成在线借阅、网上浏览。档案管理工作者可以将档案进行更便捷的分类和数据管理，如国家电网公司将档案模块划分为文书档案、会计档案、科技档案、音像档案等若干个模块，每个档案模块按不同的检索顺序进行排列，并根据管理需要划分不同的管理权限，使档案信息按阅览权限公开，提高档案资源的利用效率，为领导决策提供更及时准确的依据。通过信息化档案管理，节省大量的人力、物力、财力，符合国家当前的“三节约”政策。　　3、电子档案管理需要注意的几个问题　　人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。电子文件的复杂性、变化性、多样性是纸张载体所没有的。　　4、解决困绕当前档案管理信息化问题的途径　　目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用问题的途径主要有如下几种方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》中规定的管理方式，即尽可能选择比较通用的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息的存在形式，不会出现因数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标志规范的方法，等等。　　作为档案管理人员，在当前情况下，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应汲取信息化和纸质档案两种管理模式的优点。

Answer 2

推进企业电子档案管理的步骤如下：
1.电子档案在企业管理中的应用时，首先要保证工作人员具备着较高的技术水平和综合素质。领导人员要对电子档案的基本运作进行熟悉的了解，同时要提高管理人员的专业知识和技术水平。

2.建立有效的电子档案管理制度。电子档案在企业管理中的实践时，必须要保证科学有效的制度作为实践的基础。
3.鉴定电子档案。电子档案的运用，虽然有着传输快捷和方便复制拷贝等优点，但是由于这些优点也增加了电子档案的虚假性。
4.归档管理电子档案。在应用电子档案时，必须要做好对电子档案的归档整理工作。在归档管理时，要将电子文件的属性进行确定，并要将电子档案进行有效的拷贝以此进行存储，但是不能改变电子档案原有的存储方式和存储位置，然后在网络上对电子档案进行逻辑归档。
5.保护和利用电子档案。电子档案的数目非常庞大，有着复杂的种类，并且载体也存在着一定的不稳定性。

Answer 3

推进企业电子档案管理
1.完善企业电子档案管理制度
制定和完善电子档案制度是保证企业电子档案管理的必要手段。通过建立健全电子档案管理制度,明确电子档案管理部门和管理流程,明晰文件归档、分类、保存期限、保存方法等具体操作规范保证档案管理有章可循。
2.整合电子档案与纸质档案同步管理
电子档案和纸质档案各有特点纸质档案和电子档案并存将成为档案管理工作的长期趋势。为提升企业档案的完整性和利用率应注重整合纸质档案和电子档案的同步管理。将定稿的电子档案输出存档纸质档案扫描至计算机或软件系统备份对同一份档案采用相同的归档号码和著录信息以两种方式共同存档,既提高了检索速度,又有效避免计算机系统不稳定而产生的风险,同时也弥补了纸质档案侵蚀、损坏所产生不完整等劣势肩利于长期保存。
3.采用先进的电子档案管理系统
采用电子档案软件管理系统是电子档案管理步入正轨的有效手段。利用高科技软件系统是电子档案管理更加高效和规范势在必行通过信息化手段实现企业档案管理部门电子档案与部门电子档案的无缝连接。
4.注重硬件系统的管理和维护
为确保电子档案的完整和真实性就必须给电子档案一个健康稳定的硬件和网络环境。首先保证硬件设备适宜的温度和湿度升级服务器主机和数据库采用多种方式载体备份如光盘、移动硬盘备份等满足电子档案长期保存的需要淇次利用防火墙等技术手段防治病毒入侵,同时采用数据加密、数字水印等技术确保档案在传输和使用过程中的安全。
5.注重加强档案管理人员队伍建设
电子档案的信息化对档案人员的专业性有较高的要求高素质的档案人才队伍才能承担和胜任信息化进程的发展。除了基本的管理人员外还要有一批专业的软件、硬件管理人员及网络信息技术维护人员,以适应企业电子档案的信息化建设步伐。

Answer 4

很简单，上一个企业管理软件就可以了。
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Answer 5

如何推进企业电子档案管理
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。