在大同市，新的学年里，所有小学一年级、初中一年级和高中一年级的新生都需要填写专门的《大同市中小学生学籍卡》，并进行电子学籍注册，以确保教育管理的有序进行。
学籍卡的编制非常详细，共分为十四位编码。前两位代表年份，接下来的四位表示县区代码，学校办学性质以三位编码区分，公办学校为1，企办学校为2，民办学校为3。接着的六位是学校代码，高中、初中和小学的学段分别用1、2和3来标识，班级代码则由三位组成，要求在整个学校内唯一，最后的两位是学生在班级中的流水号，确保每个学生的唯一身份。
学校在新生入学后，需要打印两份（高中学校为三份）的学籍卡，一份留存于学校，另一份则要上交到县（区）教育主管部门，高中学校还需额外提交一份至市教育局。在完成计算机录入后，学校需使用专门的管理软件生成统一格式的上报盘。每年9月底前，学校需将新生的学籍花名册和软盘提交给县（区）教育局，进行学籍注册，高中学籍还需同时在县区和市教育局进行备案。
县区教育局在收到所有学校的数据盘后，需在每年10月底前将新生学籍信息汇总并报送至市教育局基教科，完成最终的学籍备案工作，确保所有新生的学籍信息得到准确和完整的记录。
全市中小学学籍电子注册制度的全面实施，使我市学校管理信息化建设迈进了一大步，使我市学籍管理工作实现了规范化、标准化、信息化。用计算机管理学籍对加强学校管理工作，对规范学校办学行为，有效控制义务教育阶段学生流失等，具有十分重要的作用。为了全面落实大同市教育局同教基字[2002]14号《大同市中小学学籍管理办法》文件精神，保证我市学籍注册制度的顺利实施，特制定以下细则。