根据《归档文件整理规则》,归档文件的整理是以件为单位。
一.归档文件的二、归档鉴定
(一)基本原则
凡是反映本单位各种职能活动,具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。8号令中对归档与不归档的说明比较明确,要突出“以我为主”、“以人为本”的归档理念。
(二)不归档文件范围
1、重份文件。
2、普发性文件。
3、未生效文件。即未成为正式文件的稿本等。
(三)确定件
立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件,有时可几份“自然件”合为一件。“为一件”是指归档文件实体上装订在一起,编目时也只体现为一条目。
二.归档文件的排列
(一)排列含义:指在分类方案的最低一级类目内,根据一定的方法确定归档文件前后顺序的过程。其他不同类别归档文件之间的排列、档案盒的排架不在此范围内。如按保管期限—年度一机构分类时,那么机构为最低一级类目。
(二)排列原则:即事由原则,即同一事由的相关文件应当排列在一起,同时结合时间、重要程度进行排列。
(三)排列方法
我区目前最低一级类目均是“保管期限”,在保管期限内再按以下要求排列:
1、同一事由内的排列:归档文件可按文件形成时间的先后顺序或文件的重要程度排列;
2、不同事由间的排列:
3、会议记录、统计报表、简报、内部刊物等系列性文件,虽然在时间上可能跨度很大,但表现出较强的系统性,利用时需要相互参照和查证,采取分类按时间顺序集中排列,便于查找和利用。
4、文件汇集按文件字号分类排列,其中一套编汇集类(10年),归档后(次年2月底前)交区档案馆,自留的一套编入10年。