按处理顺序划分：先是既紧急又重要的，接着是重要但不紧急的，再到紧急但不重要的，最后才是既不紧急也不重要的。“
四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题，必须非常小心区分。另外，也要注意划分好第一和第三类事，都是紧急的，分别就在于前者能带来价值，实现某种重要目标，而后者不能。
以下是四个象限的具体说明：
1、
第一象限是重要又急迫的事。
举例：诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。
2、
第二象限是重要但不紧急的事。
案例：主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。
3、第三象限是紧急但不重要的事。
举例：电话、会议、突来访客都属于这一类。
4、第四象限属于不紧急也不重要的事。
举例：阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。