出库入库流程如何设计更合理？

Question

如题所述

Answer 1

虽然一方面借鉴成熟企业的操作模式可以使后来企业少走弯路，但是照搬别人的流程往往也会带来始料未及的难题。笔者在几年的企业内训生涯中，碰到这样的实际案例并非少数。
开票出库莫盲从
销售开票出库，是不少医药企业的基本作业流程之一，也是许多医药ERP系统的基础流程。因此，不少ERP供应商在兜售其软件时，一般都会强调其流程的合理性与适用性，但医药企业也不能盲随别人的开票流程。
在我国医药商业行业中，一家排名前十位的大型药企，其销售开票出库流程如下“开票员开票→ERP系统锁库存并发出拣货指令→仓库拣货→仓库复核→仓库确认、系统减库存”。该流程被支持的理由是：仓库拣货后，由复核人员复核；如果发现拣货无误，系统再减少库存。这种模式可以实现由仓库完全对出库结果的准确性负责，如果拣货不准确，复核人员可以在ERP系统减库存之前进行批号调整、临时损益操作等库存动态调整工作，进而实现出库结果的完全准确。
由于流程可对出库的准确性负责，江苏某企业也曾一度照搬该作业流程，结果带来了始料未及的销售损失。原来，当时该药企有种品牌药非常畅销，其竞争对手也有该品种，但是价格略高。为了实现抢先销售，其竞争对手向江苏该企业订货，向其全部采购该品牌药；但是又借口资金不到位，要求江苏这家药企暂停送货。于是，这批药被其ERP系统锁住，实物也暂存在药品仓库待运。结果几天后，竞争对手要求退货：原来他们利用市场紧俏之机抢先将自身的该品牌药高价销售掉后再退货，导致江苏这家药企丧失了销售机会。
该案例看似是一个普通的商业销售案例，但却暴露了这种作业流程的先天缺陷。实际上，经过笔者在数十家医药企业验证，医药企业最严谨、科学的销售出库流程应该如下“开票员开票、ERP系统锁库存→系统自动减库存、并发出拣货指令→仓库拣货→仓库复核”。
入库流程有讲究
与销售开票出库流程对应的，就是药品验收入库流程了。在行业内，一般有两种药品验收入库流程，国内另一排名前十的医药企业采用的是如下作业流程“实物到货→采购员在送货单上签名→仓库实物质量验货→仓库实物数量验货→验收员录入并打印入库通知单→仓库保管员实物收货并签收→验收员系统操作增加库存”。说实话，笔者第一次得知某新开办药企仿照该药品验收入库流程时，就认为该流程过于复杂，必定会出纰漏。后来，这家新开办药企果然是邯郸学步，自食其果。
由于企业是新开办的，因此，江苏某药企就不假思索的照搬了上述作业流程，但是对其中的若干细节却钻研不深，因此开业不久就发生了极大的问题。某天，北京一家药厂委托一个货运公司给江苏这家药企送货，等到达江苏时，运输商已经层层分包给个体运输户了。这家送货的私人小老板按照该药企的规定，找到采购部采购员签字（确认是其采购的货）；结果等送货单被签名后，该个体运输商也不到仓库，直接开着车把货拉走了。因为他认为，该药企已经将货品签收，采购部与仓库相离也较远，他可以将货物“黑”下来。
此事发生后，药厂、运输公司、该商业药企互相扯皮，最后又闹到法院；虽然此事最后得到解决，但是三方都付出了不小的代价。其实该现象之所以发生，就是因为江苏这家新开办的药企盲目学步，但却缺少别人成套的管理制度和手段去补充流程中的不足，自然会自食恶果。据说该药企开业后半年不到的时间内，又发生了多起数量验收和质量验收人员因分工不合理吵架、验收通知单录入人员错录来货信息、仓库保管员抱怨无法及时确认药品在ERP系统中库存增减情况等，结果该流程在企业开业8个月不到的时间内被废除。
其实，笔者认为，无论何种作业流程，都切忌照搬，而是应根据自身企业的发展阶段和实际状况进行设计，否则都无法达到预定效果。

Answer 2

一、 产品入库流程
1、原材料、成品、包材经品管验收合格后由入库人开入库单办理入库手续。
2、质量验收后，仓管员和入库人员必须进行数量核实，核实正确后方可入库保管，并填写入库单，双方签字，若未经核对入库，造成的货单或帐实不符，由仓管员承担由此造成的损失。
3、当进行入库时，保管员必须严格认真按照检查产品是否完好，有权拒绝接收不合格产品。
4、记帐时，应详细记录产品名称、数量、规格型号，入库时间，单证号码，验收情况，做到帐实相符。
5、堆放有序，应便于清查数量，各种产品分类清楚，并按先进先出的原则执行。
二、 产品出库流程
1、 仓管员按照《发货通知单》和《领料单》办理出库手续。
2、 对出库产品进行实物明细点，认真清点核对准确无误后，方可签字出库，办清交接手续。
3、 产品出库后仓管员在当日根据正式出库凭证，销帐并清点货品结余数，做到帐实符。
3、按出货流程进行单据流转时，原则上每个环节不得超出一个工作日。