归档文件整理的根本目的是便于保管和利用。
1、归档文件:
文件归档是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
2、整理原则:
一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件.
3、质量要求:
归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
归档文件整理的方法:
1、将全部文件收集起来,文件归档工作是按一定周期进行的,可能是一年,也可能是一个季度。
2、按照相关章程进行筛选,剔除没有当前和后期参考、使用或执行价值的文件。
3、划分类别和级别,无法划分级别的文件,可酌情与本部门文件并列归档。
4、确定保管期限,归档文件可根据其价值的影响时长及相关规章制度来预留足够的保管期限。
5、修缮文件内容,档案管理人员需要咨询文件来源处的同事,获取正确内容并对文件进行修补增删,另外还需要规范文件纸张大小及装订物以便保存。