应该分包单位收集，交总包单位汇总。
如果您是在山东省，就去去找本山东省建筑资料范例，跟着做就可以了。此书在当地的建筑书店有售。
建设单位、监理单位、施工单位都应该积累，角度有所不同。最后由建设单位收集，交档案馆或自存。
施工日记；
进入施工现场的材料品种、数量、规格；
进入施工现场的机械装置名称、数量；
施工进度，详细标注当天的施工专案，工作量；
储存好影响资料；
领用材料日记，名称、规格、数量；
耗电、好水记录；
工人考勤记录；
会议记录；
设计变更记录；
施工现场签证记录；
建筑行业施工日志的编制最好有总管全面的管理人员进行编写，一般情况是现场施工人员编制最为合理最为有效！
这应该是管理权和执法权的问题。国土、规划、质建、安监无备案手续，几方管理部门承担不作为的管理责任，但具体执法还需要相关执法部门介入。
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你们单位呗
沪建安质监[2009]第026号中上海市的规定：四、由上海市建筑五金门窗协会组织实施全市建设工程用钢管、扣件租赁企业备案制度。
五、施工总包单位对工程现场使用的钢管、扣件质量全面负责，并建立钢管、扣件租赁企业的合格供应商名单。
六、工程现场的钢管、扣件应按不同租赁单位的进料批次有序堆放，使用单位应建立进出场及使用台账，记录租赁企业、生产企业、产品规格、数量、质量保证书、生产许可证编号、查验退货情况、质量检测情况等。
七、钢管、扣件在使用前，使用单位应进行质量检查，并按《钢管脚手架扣件》（GB15831-2006）、《低压流体输送用焊接钢管》（GB/T 3091-2008）或《直缝电焊钢管》（GB/T 13793-2008）标准，在工程监理单位见证下对现场钢管、扣件抽样，委托相关检测机构进行复验。
手续很多：
1、图纸稽核，包括消防、人防、施工图、防雷
2、招投标，包括设计、监理、勘察、施工
3、施工条件确认、现场踏勘
4、合同备案，包括监理合同、施工合同
5、安全监督、安全生产许可证备案
6、质量监督
7、缴纳安全措施费、保险
8、缴纳社会劳动保障费
9、农民工保证金
我想到的大约就这些，详细到各市建委行政审批大厅建委视窗咨询。
在此之前还要有土地证、用地规划许可证、立项批覆、计划、建设工程规划许可证、消防审批意见书等