需求分析不是一项一蹴而就就可以完成的工作，它需要一个长期的过程，而这个过程是一个由粗到细的过程，它体现了人类认识事物的客观规律。在需求分析的初期，我们对需求的认识往往是整体的、宏观的，随着分析工作的逐渐深入，一步步细化。按照这个思路，我们对需求的分析，首先应当从功能角色分析开始。所谓功能角色分析，就是从一个外部用户的视角分析整个软件系统能够提供的功能，以及这些功能到底是提供给哪些角色使用。
对一个系统进行功能和角色方面的梳理和分析，可以采用的比较主流的方法之一就是绘制用例图。用例图是UML的4+1视图中的一种，准确地说就是那个“+1”。用例图是贯穿整个面向对象分析/设计（OOA/D）的核心视图，它描述的是系统到底为用户提供了哪些功能，以及到底是哪些用户在使用这些功能，是沟通用户与技术人员的桥梁。
运用用例视图对业务需求进行分析、抽象、整理、提炼，进而形成抽象模型的过程称之为用例建模，而这个模型就是用例模型。 一般地，在一个用例图中通常有三种元素：参与者（Actor）、用例（Use Case）与系统边界（Boundary）。
上图是一个考核系统中一个子模块的用例图。图中的用例就是这个系统提供给用户的各项功能。 注意，这里仅仅是在罗列功能而不表示它们之间诸如流程调用等相互关系，这是一些初学者常常犯的毛病。
在这个用例图中，普通用户执行查询操作，查询系统提供的“预警监控单项查询”、“预警监控汇总查询”等查询报表；每日自动触发器触发自动考核功能，自动考核功能从“税收征管系统”这样一个外部系统中采集数据。 图中考核管理员和执法人员代表的是两个完全不同的角色，但他们在这个图中体现的是一些共有的特性，即对这堆报表的查询，因此被绘制成继承自普通用户。继承是参与者间唯一的关系，代表继承者拥有被继承者所有的功能与权限。除了参与者以外，用例与用例直接也存在着一些类型的关系，这我们在后面详细讲述。 在绘制用例图时一个值得思考的细节是，用例是怎样通过分析获得的。这个问题，在一些客户对信息化管理比较有经验的项目中不存在问题，因为在客户提供给我们的需求文档中就清晰地划分出了一项一项的功能。这些功能可能会在日后的需求分析工作中有所调整，但它从整体上形成了一个雏形，成为我们进行用例分析进而形成用例的依据。 但当我们面对的是一些对信息化管理没有经验的客户，情况就有些不妙了。在这种情况下，通常客户只能给我们一些管理目标、基本想法，其它的调研工作就需要我们自己去做了。这时，我给大家的建议是，首先从组织机构上划分清楚系统涉及哪些部门、哪些科室，然后在这个基础上划分出来这些部门这各个科室的人员都扮演哪些不同职能的角色，以及完成哪些业务操作。系统中的一个功能，在一般情况下是组织机构中某个（或多个）角色，为该机构某项业务流程完成的某个操作，并且这个操作应当有某个确定的结果（即产出物）。而这个功能就是我们需要提取出来的用例。虽然功能角色分析在整个需求分析过程中可能会随着认识的深入而不断调整，但分析过程大体是这样进行的。 有人说，我们绘制的用例图拿给客户看不懂。这样一个清晰明了的用例图，辅之以我们对图形的描述，客户怎么会看不懂呢？关键问题在于，我们没有将用例图的精髓弄明白，再加上出现一些常见问题，使得用例图画得不伦不类，客户当然就看不明白了。